浅谈精细化管理项目投标组织工作
2015-08-04 18:05阅读：
工程项目精细化管理办法的目的是为加强工程项目管理，规范项目管理行为，健全项目管理体系，提高工程项目管理水平和盈利能力。针对工程项目经营开发投标管理，主要包括标前调查、投标评审、项目投标总结、合同签订四个方面内容。公司在投标前应进行标前调查，详细了解项目的工程情况、标段划分、招标条件与资格要求等信息，认真分析,
并形成调查报告；同时组织相关部门对投标项目进行投标评审。
工程开标后，公司收集汇总开标信息，建立并完善投标信息数据库，及时对项目投标进行总结，未中标项目即行终止，中标项目进入项目实施阶段。
项目中标后，公司组织相关部门进行合同评审，重点是合同条款与招标文件的一致性，根据评审意见与建设单位商谈，按程序签订正式合同。
一、投标前调查管理工作
公司经营开发信息人员对潜在的招标项目进行有效跟踪，工程项目进行招标程序后，根据投标项目的工程概况、特点、项目开发信息资源等情况，对确定的重点项目进行标前调查。
调查分两个组进行，一个是商务信息组，负责调查业主基本情况；一个是技术报价组，负责调查施工现场情况。标前调查的内容包括项目业主基本情况调查和项目施工现场情况调查。项目业主基本情况调查包括项目概况，业主情况，当地政治、经济、社会环境情况，工程设计情况，建设方的特殊要求和甲供物资情况、指定分包情况。施工现场调查包括现场的四通一平情况、当地的劳、材、机等情况，当地的民风民俗情况等。
现场踏勘前，仔细阅读招标文件及招标图纸，初步确定项目的重点、难点工程，特别是要熟悉项目所投标段的总平面图，对标段内桥梁、隧道等重要构造物进行统计，对所需调查的内容提前进行有针对性的谋划，并进行书面计划准备，以防现场考察时遗忘。
对项目重难点有针对性地进行详细调查，并全面调查当地材料价格；若业主组织的现场踏勘不满足投标工作所需要对工程现场实际现状的了解深度，须另行安排时间进行详细踏勘，以确保现场调查资料的详细、准确，保证投标期间施工方案及投标报价真实可行。
参加业主标前会之前，须结合现场踏勘、招标图纸及招标文件就相关问题进行提出疑问，并记录业主标前会开会内容（含其他投标单位提出的疑问及答复）。调查人员应在2
天内形成现场考察记录书面资料，然后报请总体审核，部门负责人（含副职）批准后，交由信息管理员编号存档。
二、投标评审管理工作
通过对拟投标项目的综合分析，对项目的整体情况做评估，分析项目的潜在风险及预盈利情况，从而决定是否参与项目的投标。
拿到招标文件、图纸、技术资料及相关的答疑补遗资料，并进行标前调查后，由经营开发部门组织相关部门进行评审，报分管领导审批。工经、工程、安质及财务等部门需派人参加。
商务及合同风险评估由商务及报价编制人员评审，工程管理、进度、技术风险由技术人员评审，项目预测毛利率由成本测算人员评审，安全、质量、进度的保障程度由工程部、安质部评审，资金流情况由财务部评审。
对于以下五种情况原则上不得参与投标，①涉及垫资施工的项目。②低于成本价的项目。③工程进度款季度支付比例不足80％的项目。④现金保证金总额超过合同额的15％的项目。⑤以购买金融类产品或其他商品为中标条件的项目。此项管理，首先规避了高风险标；再次明确了投标原则，不能投的标，坚决不投，不浪费精力和资源去调研，提高了工作效率；最后对于特殊项目，若需参加投标，先编制《项目投标可行性报告》，经逐级投标评审委员会评审后，确定该项目的投标是否可行。
三、编标管理工作
接到招标文件后，公司经营开发部根据项目特点确定总体负责人并组建编标项目组。编标项目组的全体人员必须全面准确地理解和掌握招标文件的精神，搞好现场调查，提出咨询意见，做好标前质疑等工作；并按照招标文件格式要求编制投标文件。
投标工作中要落实岗位责任制。编标总体负责人负责召集会议，做出工作安排，明确时间和分工，负责各专业及商务、技术等小组间的协调、沟通，并对各环节进行督促检查。
商务信息人员负责资格预审文件及投标商务文件的编制。负责投标文件的总体编排、最后的装订组卷、密封等工作。对标书商务部分的内容、投标文件整体齐全、装订规范、印鉴签字手续完备、响应招标文件等项内容及质量负责。
技术人员负责技术文件的编制。对现场调查资料、施工方案、总平面布置、工期安排、各项控制措施等技术文件质量负责。
报价人员负责报价文件的编制。报价文件应按招标文件要求做到准确可靠，提供详细的、有说服力的分析基础资料。对预算价、成本价及报价文件质量负责。
投标文件必须实行复核制。各编制人在初稿完成后首先对投标文件进行报审前的系统复核；由各主管副主任安排专业审核人对投标文件按照招标文件、补遗资料、现场调查及其他专业编标人员提供的资料进行全面审核；总体负责人于装订前对投标文件的组成、响应性、符合性、有效性进行最终审核；编制人复核、专业审核及总体审核均采取签认制。
标书终稿审核、装订、送标，最后准时递交标书，参加开标会，做开标记录及总结。
四、投标报价与实施成本同步测算管理工作
在投标报价过程中，由公司工经部对投标项目进行实施成本同步测算，客观、准确、合理地体现项目的成本情况，有效规避投标风险。
进行实施成本同步测算的项目包括：重要项目、可能低价或合理低价中标项目、预测降造幅度较大项目及预测风险大的项目。
认真研究招标文件及设计施工图纸，明确报价编制范围，依据公司经营开发管理办法、成本预算管理办法、劳务分包指导价及项目经理部定编定员、管理费用定额标准等文件，并结合现场调查的人工及主要材料、机械设备费用价格，编制成本同步测算文件。
成本同步测算文件在开标前三天编制完成后，与拟投标报价进行对比，如拟报价高于成本测算价，则可参与投标；如拟报价低于成本测算价，需由公司领导决策修正拟报价或放弃投标。成本同步测算文件由项目投标负责人审核。投标报价与实施成本同步测算记录表由专人收集整理，并存档备查。
五、营销交底管理工作
项目中标后，由开发部门组织公司相关部门及项目部进行投标资料及合同交底。就投标过程情况、不平衡报价实施情况、后期变更索赔方向、相关资源情况等向公司相关部门进行书面交底，同时移交招投标文件。
营销交底要重点对项目的重难点、风险点、工期卡控点、成本及利润测算等情况，对公司各部门及项目部进行详细交底。主要内容：①招投标文件。②商务谈判相关资料。③技术资料，包括工程概况、技术标准、工程数量、工期、项目特点、重难点、质量安全环保文明施工目标等。④报价资料，包括报价情况、开标情况、评标办法、各章节费用组成、不平衡报价和潜在变更索赔情况等。⑤合同交底，由于一般项目合同签订时间比较滞后，在营销交底时，此项工作大部分未完成。在合同评审及签订合同后，再进行合同交底，
六、投标总结管理工作
通过对投标、开标情况的收集整理，分析中标和未中标原因，建立和完善投标信息数据库，为下一步标书编制和报价决策提供依据，提高中标率和中标质量。根据投标项目的工程概况及特点，对确定的重点项目进行投标总结。
投标总结主要是汇总开标情况，重点是投标报价情况和技术商务标的排名，并要对中标和未中标原因进行分析。
投标总结表由报价人员和商务人员认真填写，部门分管负责人审核，部门负责人批准。表格由专人收集整理，作为企业资料妥善存档。
七、结语
精细化管理办法组织和管理投标工作，流程、工序、组织及管理简洁明了，起到系统组织和管理作用。通过精细化管理，投标组织更加规范，各项工作更加明细，项目择选更加合理，工作效率明显提高，对经营开发起到高效的指导和管理作用。
