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浅谈MIS的开发和使用对企业管理的影响

2018-06-21 17:15阅读：

http://blog.sina.cn/dpool/blog/u/5875164588

浅谈MIS的开发和使用对企业管理的影响
作者：张劲羽 论文发表于2018年4月

摘要

MIS管理信息系统是指利用现代管理的先进技术、方法和工具，向各级管理者提供经营管理的决策支持的系统，它区别于传统的数据库应用软件，现代MIS不必让企业管理者在许多不同的窗口、菜单及对话框中寻找查询，只需要在一个统一的视窗下就可以找到所有待完成的各种类型的工作。企业使用MIS的目的是为了提高与企业参与者相关的业务流程的管理效率，进而提高市场竞争力，同时培养其优秀的企业文化。本文以MIS的定义和开发过程为出发点，以分析MIS对企业的作用及特点为核心，着重谈了MIS在企业中由于不合理开发或应用所带来的5个问题，从需求分析，系统分析与设计，企业与系统战略规划统一，人力资源和企业文化以及应用新技术的角度说明了这些问题产生的原因及解决对策。

关键词：企业的灵活性；市场竞争力；人力资源管理；面向对象技术


The influence of the development and usage of MIS on enterprise management

ABSTRACT

Management Information System is a system that provides management decision support to managers at all
levels by using advanced technology, methods and tools of modern management. The purpose of enterprises to use MIS is to improve the management efficiency of business processes related to business participants, thereby improving market competitiveness, and cultivating their excellent corporate culture. In this paper, the definition and development process of MIS as the starting point, the role of the enterprise and to analyze the characteristics of MIS as the core, mainly discusses 5 problems of MIS in the enterprise due to the unreasonable development or application brings, from the demand analysis, system analysis and design, unified enterprise system and strategic planning, human resources and enterprise the application of new technology and cultural point of view that the causes of these problems and countermeasures.

Keywords: Enterprise Flexibility; Market Competitiveness; Human Resource Management; Object Oriented Technology



 一、MIS管理信息系统的概念
（一）MIS在企业中的定义
1.MIS背景简介
MIS管理信息系统目前在企业管理的应用中是非常普遍的，并且目前正处于一个不断完善和发展的阶段。MIS具备很多的优势，首先就是MIS可以降低劳动强度，提高工作效率。区别于传统的数据库单一管理模式，现在企业的MIS可以做到将诸多复杂的业务抽象在一个专门的视窗中，极大的简化了原本通过窗口菜单查找查询的操作。第二是其高度的自动化、协作化，大大地减少了重复劳动。由于其方便的通信机制，各部门之间的数据交换不再依赖纸质媒介，基于数据库数据分析而自动产生的各种分析图表，也有利于各层次管理者分析部门绩效。另外，MIS易学易用的特点也为企业带来了极大的便利，由于高度面向对象化设计，企业管理者或基层员工，只需要学习使用少量接口就可以高效的办公和管理[1]。
2.MIS定义
MIS可以说是一种在管理学、系统科学、计算机科学等基础上发展起来的综合性边缘科学。它在刘世峰教授的《信息系统开发与管理》一书中的定义为：“利用现代管理的先进技术、方法和工具，向各级管理者提供经营管理的决策支持的系统”。简而言之，可以认为MIS管理信息系统是一个以信息技术为工具，具有数据处理、预测、控制、和辅助决策功能的信息系统[2]。
（二）MIS开发的基本问题
管理信息系统是不同于传统数据库管理系统的存在，开发者不能仅限于了解数据项的个数来进行数据库设计，还必须深入了解企业真实的业务流程，并根据使用对象来对系统功能进行划分，需要开发者具备相当高的需求分析转化能力，当然同时也就需要企业管理者具备足够的语言表达能力和足够的责任心。
信息系统的开发必须要在企业具备了一定的条件下才能进行的，否则盲目的开发将会导致浪费大量的人力物力，系统是难以成功应用于企业的。所以这就要求企业在最初进行系统开发时：
（1）注重于系统的需求分析，需要高层管理者的重视和介入，从而防止在开发过程中因为需求变更而导致的企业资源浪费和时间成本的增加。同时若在理想环境下，实际业务人员应当拥有提出个人参考意见的积极性和权力，进一步确保信息系统准确地服务于企业的具体业务流程。
（2）在决定开发MIS之前，企业应该首先拥有一定的科学管理基础来保证系统建成后能高效准确地加工各种信息。
（3）开发信息系统要有足够的投资保障和时间成本，在与开发者第一次沟通协商的过程当中，应当按照企业战略规划对开发做出预备方案和风险评估。
（4）要为信息系统长期运行和维护做好打算，版本迭代也要考虑在其中。不一定要保障MIS具有多么大的前瞻性，但至少应当要保障其具备一定的灵活性，能够根据企业业务流程的调整适当的做出针对性改变即可。
（三）MIS在企业管理中的角色
1996年劳登在其所著的《管理信息系统》（第四版）中写到：“管理信息系统 = 人 + 计算机，即管理信息系统是一个人-机合成系统，但是计算机并不一定是管理信息系统的必要条件。”所以我们可以这样认为，在企业管理的过程中MIS所起到的作用仅仅是辅助管理者的管理，而绝非能够做到完全取代管理者。许多企业的高层管理者存在认识误区，他们普遍认为引入一个高级的管理信息系统可以节省人力资源，事实上MIS是帮助企业在现有人力资源基础上提高效率的系统，所以应当认识到MIS对企业人力资源方面做到的是锦上添花，而非无中生有[3]。
其次，管理信息系统强调分层化应用管理，对于企业中的核心业务流程来说，应用MIS会事半功倍，但不应过分强调全面应用和高度一体化，过多的层次应用会导致系统功能繁杂，子系统过多，相对于进行单一事务流处理的使用者来说存在过多冗余，导致效率不增反降。20世纪70年代，由于对管理信息系统的这种认识，人们对MIS过分强调集中、大而全，所以当时建立的一些管理信息系统成功的比例不到50%[4]。
二、企业MIS的开发
（一）系统的开发方法分类
企业信息系统开发其实可以根据很多标准来进行分类，开发方式的不同往往由企业的需求所导致，开发者根据企业需求方提出的需求来进行判断究竟采取什么样的方式进行开发。但其核心是类似的，均源于结构化开发方法中的生命周期思想。主要的标准分为：“按照分析要素分类”和“按照时间过程分类”两种，如下图所示两种要素分别组合可以产生如下更加细化的多个分类来供企业选择[5]：

表2-1管理信息系统开发方式分类表
按时间过程
按分析要素
 面向处理PO
（结构化）
 面向数据DO
（信息工程）
 面向对象OO
（面向对象）
生命周期LC
原型PROT
 LC-PO
PORT-PO
 LC-DO
PROT-DO
 LC-OO
PROT-OO
（二）企业对不同模式开发的MIS的选择及应用
开发的生命周期与企业的需求息息相关，如果企业需要节约开发的时间成本，快速把系统投入实施，这就需要开发的时候更多的采用原型法，以最快的速度做出一个最小规模的可用原型，先让企业投入使用，再不断基于此原型进行完善，直到得到一个完整的系统。这种开发方式是目前最适合企业的方式，原因是在开发过程中开发者可以根据企业的要求对原型不断进行调整，代价相对较小，但同时需要企业不断跟进项目进展，对开发中的信息系统做出评价。
如果企业所开发的系统功能在未来相当长的一段时间内不会发生改变，又相对规模较大，那么往往开发者会与企业协商采用传统的结构化开发方式来开发，这种开发方式可以保证企业拿到系统最为详细的参数设计，和使用文档，并且便于对下层员工培训系统的使用方法，而且系统稳定性往往较为优越，但这样的代价是较长的系统开发时间和无法在开发过程中进行灵活调整。
所以对于目前大多数企业而言，如果要实现从传统管理方式到MIS管理方式的转变，通常会选择使用原型法开发方式，来确保自己尽快得到一个可以提高企业管理效率的系统，然后再从企业使用的过程中不断调整和进一步完善系统[6]。
三、 MIS管理信息系统的特点
（一）与企业过程的关系
企业过程是指组织结构和人员，遵循管理原则，运用管理信息、技术和方法来实现企业目标的活动过程，而MIS的本质就是帮助组织结构和人员来达成企业目标的工具。事实上并非单是在系统运行过程中，早在系统开发的阶段MIS管理信息系统就与企业过程息息相关了，信息系统的总体结构规划过程就必须要参照企业所定义的企业战略规划，企业业务流程中所包含的每一个需要加工的过程，都同样作用于管理信息系统的子系统设计当中。在投入使用后，MIS的一个子系统会包含单个或多个企业过程，子系统负责加工企业过程所提供的不同数据类，再将这些数据类呈递给下一个子系统进行加工，直到数据被加工成为有效信息才到达终点。
然而但凡是一个需要MIS的企业，就一定会有难以计数的数据类和大量的企业过程，如果一一分析数据类和企业过程的关系从而决定子系统的话会浪费大量的时间和资源。故在进行分析与设计的时候就会有专门的“U/C矩阵分析”应用到子系统的设计当中。通过对企业过程和数据类的记录，将它们由相互的派生关系来进行组合排列，进而通过包含企业过程的范围来确定产生子系统和模块[6]。
（二）与人力资源管理的关系
传统人力资源管理中定义“人是社会中的人，人力管理的基本目的就是采用特定方法，充分发挥人的积极性，主动性和创造性，最大限度挖掘人本身所具备的无限潜能。”而MIS所做到的就是帮助企业更好的了解员工，一个完整的管理信息系统会记录企业员工的绝大多数动态，企业高层管理者可以通过管理信息系统的子系统视图简明扼要的获得员工能动态，并通过系统反馈的数据图表分析员工绩效，从而更加快捷高效地建立奖惩标准，来调动员工的积极性。另一方面MIS为企业员工省去了大量客观性较强、模式性较强的工作，企业员工可以有更充足的时间来应对工作中富有创造性和主观性的工作，从而更多的使企业员工把工作重心放在实现自身价值的核心业务之上，在提高效率之余一定程度上有利于企业培养优秀员工，发掘员工潜力[7]。
（三）与企业数据分析的关系
企业数据分析是制定战略目标集和发展方向的重要参考对象，也是企业各部门的各层次管理者进行企业内部调整和管理的重要手段，而缺乏实时性的数据会导致企业发展战略的滞后。MIS参与企业数据收集后，各子系统会在日常业务流程记录的同时自动对历史数据进行加工并在各个层次的子系统生成汇总明细，也会在企业数据库以对象存储的方式生成总体汇总交由高层管理者使用，每个层次的管理者都可以在任何时间得到最全面的数据。与传统分析不同的是，现代MIS会根据从各部门收集到的数据对企业战略目标进行适当预测，对战略目标方案进行适当模拟和结果预测，来为高层管理者展示在现有数据支持下的种种可能性，从而达到辅助决策的目的。
四、企业应用MIS的重要意义
（一）有利于企业建立完善的人力资源管理体系
人力资源管理信息系统属于MIS中至关重要的一个子系统，它能在人力资源管理方面极大的促进企业发展，由于人力资源管理信息系统能够信息化的自动进行相关的人力资源管理工作，这就在很大程度上降低了企业的成本，对于传统企业来说，成本的主要构成不仅有各种小事的人力工作，还有更大方面的人力资源分配与管理成本损耗，而使用管理信息系统就能够有效的节约了成本，实现信息化的传递与交流，还能够根据员工的特点进行信息化的人员分配，管理信息系统的运行给整个企业的人力资源管理工作都带来了便捷。
另外使用人力资源管理信息系统还能够有效的节省时间，对于传统的人力资源管理来说，一切都需要人工的繁琐过程，而有了人力资源管理信息系统就能大大的减少工作所消耗的时间，对于人力资源的信息化管理能够提高工作的效率，更加方便快捷的管理人力资源，同时对于部门上层管理者而言MIS为其呈现了直观方便的图表分析结果，便于他们观察和考核部门下各员工的绩效，从而进行合理化奖惩来鼓励员工。
理想中完善的人力资源管理结果是企业员工自发的想为企业做出贡献，并把在企业当中实现自我价值定位人生目标，而传统企业当中员工往往需要完成大量的重复性工作，只有少部分时间才能拿出来进行创造性发挥，导致员工缺乏企业归属感和满足感。MIS的作用正是将企业员工从客观重复性工作中释放出来的最佳工具，在心理上满足了企业各层次员工的内在需求[8]。
（二）有利于企业业务流程的追踪和改善
管理信息系统的其中一个特点，就是在设计的过程中必须完全的了解企业的全部业务流程，了解这个企业活组织在完成其使命、实现其目标的过程中必须的、逻辑上相关的每一组活动。所以，企业的每一个业务流程都会在设计的过程中落实记录，管理者只需要查看系统日志就可以对企业业务流程进行跟踪和分析。再者，企业的业务流程直接体现企业的核心能力，使企业完成其使命、实现其目标的基础。传统的企业管理模式下企业的业务流程，非增值环节多，信息传递缓慢，统一流程的各个环节之间和不同流程之间关系混乱，特别是完整的业务流程被不同的职能部门分割，大大降低了流程的效率和效益，难以及时地捕捉迅速变化的市场机会，导致整个企业效率与效益低下，竞争力弱，对市场的形式与用户的需求的变化反应迟钝，应变能力差。此时，必须应用现代管理信息系统方法，对企业流程进行改革与创新，企业才能新的经济环境和市场形势下得以生存发展。
（三）促进企业形成高效的监督责任机制
传统企业监督机制当中，无论是安全生产监督还是工程质量监督往往存在信息孤岛问题，由于缺乏及时沟通，导致监督不力，造成种种管理事故，而现代MIS的应用帮助企业打通了部门监督上的障碍，各部门监管人员可以及时的获得动态，一定程度上缓解了信息孤岛问题所给企业带来的危害。但高效的监督责任机制的形成主要还是依靠企业中专门的员工参与才能够达到的，企业依旧不能因为应用了信息系统而放弃对员工的培养，MIS仅仅是一个促进监督机制形成并在基础上提高其效率的角色。
（四）有利于调整企业战略规划
事实上在企业决定开发MIS那一天起，信息系统的战略规划就变成了企业战略规划的重要组成部分了。制定信息系统的发展战略是信息系统规划阶段的任务之一。现有的信息系统可以为企业制定或调整企业战略规划提供必要的信息支持。因此，信息系统的战略规划应当与企业战略规划有机结合。信息系统战略规划的核心问题之一就是信息系统的发展战略能够与整个企业的发展战略保持一致。反过来同样的，只要能够保持现有信息系统的信息支持，就可以帮助企业动态的调整企业战略规划，二者相辅相成。
五、现行MIS系统在企业运作过程中产生的问题及产生原因
（一）沟通不足导致MIS的开发偏离企业总体战略规划
需求分析是开发管理信息系统的关键，在这个过程中需要企业管理者对系统开发者做出详细的描述，并通过不断反复的确认来保证需求的准确性。而无论企业管理者多么努力地想要表达清楚自己的需求，系统分析师由于并不熟悉企业业务流程所以总会在开发的过程中存在设计问题，即设计出来的系统功能与企业需要的功能存在偏差，而无法达到预期的效果。
当然这种问题的出现还有第二种可能，就是企业领导者在系统运行了一段时间后因为对企业战略调整做出了非常大的调整而导致最初实现的MIS完全无法继续使用或做出调整的情况，这种情况的发生往往就属于企业领导者的责任，前文中说过，管理信息系统总会为企业的战略调整留有弹性，小幅度的修改企业战略可以通过调整信息系统实现来矫正，而大幅度的调整则会导致系统的调整跟不上企业变化的步伐，最终可能导致系统完全失败，只能重新设计系统的局面[9]。
（二）没有进行认真的系统分析和设计导致系统设计冗余
这个问题的产生同样来自MIS系统分析与设计阶段。有两种可能，第一种是企业的战略规划未能准确的向开发者表达，导致开发者对系统的战略规划出现了误解。第二种是由于未及时的与开发者校对开发文档而导致的需求渐渐偏离企业战略规划。其实在度过了需求分析阶段之后，系统设计的过程中（即系统分析与设计阶段）也同样需要企业管理者参与，并不是参与具体的设计，而是因为每过一个阶段软件工程师就会向需求方（企业）提交一份系统设计文档或雏形系统，来让企业确定当前设计是否符合需求，如企业管理者仅注重最初需求分析而不重视阅读阶段性文档和雏形测试的话，就会导致最终的系统具备许多冗余，甚至会出现错误。
（三）管理者过度依赖于MIS导致员工基本素质培养水平下降
前文提及，MIS对于管理者起到的作用是一种辅助性质的，它并不能取代人的地位，过度依赖MIS或过分信任其可靠性而放弃对企业员工的培养，则毫无疑问的会像传统企业一样产生员工素质低下，效率低下，从而在根本上导致了企业的效率降低，效益降低，竞争力降低。市场竞争形势和社会经济发展需要的是企业管理者利用MIS来提高员工的创造性和主观能动性，而不是让员工学会在MIS下的工作模式而墨守成规，对企业员工素质的培养同样不应被忽视。
（四）需求滞后性导致MIS无法针对企业战略转变进行同步调整
事实上，需求滞后性是管理信息系统最为普遍的问题，而且往往无法避免，其产生的原因来自与开发周期的时间差，即自系统启动开发到开发结束的这段时间里，由于技术革新或市场变动导致的企业被动转型，从而形成系统与企业战略不匹配的问题，但不难看出这种问题发生时不同的开发方式会为企业带来不同程度的损失，损失最大的就是结构化开发模式，自始至终都按照最初的需求分析来实施设计，最终设计出的系统在被动转型发生时是完全失败的。而原型法的损失就要相对小一些，整个过程中会定期与需求方沟通，能够做到根据市场和客户需要来改变原型设计，最终虽然也会产生误差但会基本符合企业的战略目标。
（五）面向对象技术应用过少导致企业缺乏灵活性
面向对象技术是管理信息系统开发的新型技术，它主张以参与者为核心进行模型设计，而非传统的进行功能定位来进行子系统设计，面向对象技术的应用有助于企业快速的按照信息系统的参与者进行针对性开发，通过用例的概念定位出以参与者为核心的子系统模块儿，然而当今现行系统大部分都是由前两种传统开发方式所开发的，缺乏对参与者的针对性。这里所说的参与者一方面指的是企业内部的使用者用于管理，另一方面参与者多指企业顾客，而面向对象的管理信息系统的另一个优点就是能够自由地添加新的顾客对象，每当企业多新增出一种类型的顾客，信息系统可以在不改变其原有业务逻辑设计的基础上灵活的添加新的对象设计，所以可以看出应用了面向对象的管理信息系统可以达到与企业战略调整的同步调整，企业可以具有良好的发展灵活性。
六、解决措施
（一）在开发过程中管理者应与开发者保持沟通
对于沟通不足的问题来说，事实上不单是管理信息系统的开发，在任何工程开发的过程中都会存在需求落实的偏差，只是对于信息系统而言这点更为重要。在最初需求分析阶段的交流中虽然会保证设计的里路基本确定，但由于设计系统的工程师不了解企业的实际运作，所以难免会产生语言表达无法确定的需求偏差，然而这种偏差一旦发生在关键的子系统，其后果将是致命的，可能会直接导致企业业务流程阻塞。
1.开发周期中多次与开发者校对需求
所以企业管理者同样应当重视MIS的开发环节，在整个开发周期中，积极跟进工程进展，将设计的思路拿来与企业实际需求进行校对，确保系统设计思路符合企业战略规划，通常可以通过与底层开发者面对面沟通，或查看当期的开发文档来校对。同时如果需求有轻微的变更，也应该及时的向开发者提出，咨询可行性保证需求与开发的统一。
2.积极参与系统发布前的测试
正式版本的管理信息系统会在发布前进行多次的测试，而正规的开发团队此时会向企业发出参加Alpha或Beta测试的邀请，企业管理者应集集参与，并在使用测试版本的过程中尽可能多的发现问题，向开发者进行反馈。测试的目的就是为了发现问题，此时积极的反馈问题才有利于帮助开发者修正系统，达到企业理想预期的效果。
（二）在进行详细的企业战略规划同时和重视系统设计
1.企业应当安排负责的管理者来跟进系统设计
许多企业管理者认为需求分析结束，就只需要等待项目完成投入使用了。事实上，不单是上文提及的需要沟通和参加测试，需求分析结束后的系统设计也要及时的指派负责人跟进，保障开发者对需求的理解是确定的，避免闭塞式开发所带来的冗余。
2.企业战略规划与信息系统战略规划同步设计
事实上如果企业在初创初期就考虑制作MIS是最佳的选择，此时的企业战略规划尚未成型，可以同步与系统设计结合。可以做到在考虑成本的前提下来根据企业战略需要，开发适合当前战略目的的管理信息系统，这样可以几乎不产生系统功能的冗余。多建议使用面向对象的开发方法，便于在后期追加模块儿和子系统设计，进一步减少冗余。而如果企业是在传统管理模式的基础上进行MIS升级，则需要关注系统设计与企业战略的相关性，尽量按照先前的企业战略规划来设计系统的实施方向，确保降低产生冗余的可能。
（三）管理者应重视对员工素质的培养树立企业文化
管理者不能因为引入了MIS而放弃对员工素质的培养，MIS只能做到调高员工的效率，而不能完全取代员工而成为企业过程的参与者。必须重视对员工素质的培养和提高，只有提高员工的素质才能提高企业竞争力，并建立良好的人才储备，为企业创造力保证充足的源泉，何况素质培养本身也是一种激励手段，重视员工素质的培养同时有利于形成优秀的企业文化，建立学习型组织的基础，而这些都不是MIS可以取代的。
（四）企业需求分析过程应当尽量谨慎并进行合理预期
在面对需求滞后性这种无法避免的问题时，就需要企业领导者具备一定的远见，并做出一定程度的市场调研，对未来市场没变动做出预测，在需求分析阶段就与开发者进行沟通为解决被动转型的潜在风险而在设计系统时留有余地。同时谨慎的提出自己的需求，确保其更改难度不会导致系统颠覆，或者将灵活性需求告知开发者，在开发的过程中多应用面向对象的开发手段，降低调整系统功能的成本。
（五）适当采用新的面向对象技术有助于企业使用更加高效的MIS
1.提高企业灵活性
如果想要让企业的MIS具备一定的灵活性，就必须要保证每当企业添加一种新的业务流程，系统可以在较低成本支持下完成同步改动。而就企业管理信息系统的现状近年来，我国大中型企业先后开发了许多有特色的MIS管理信息系统，的确为企业的自动化管理和人才培养积累了一些成功的经验。然后面向对象技术的产生，为企业MIS带来了新的思路，如果我们使用‘类’的概念把企业中的参与者都抽象成一个个用例，每当添加一个新的用例就相应的在原有系统基础上延伸出一个接口来处理相关的企业过程，这将大大提高企业管理信息系统设计的灵活性。
2.提高企业市场竞争力
在使用了面向对象技术的MIS后，企业可以将不同类型的顾客分门别类的通过系统定义进行区分，然后生成对应的用例对象，结合信息系统反馈的市场数据进行分析，可以更加有针对性的对不同类群的顾客采取不同的策略，提高企业销售的市场竞争力。


参考文献

[1] 王国胤，MIS(管理信息系统)和ERP的区别[EB/OL].https://wenku.baidu.com/view/542517af6be c0975f465e2a7.html , 2011.
[2] 杜娟 赵春燕，信息系统分析与设计（第2版）[M],北京：清华大学出版社，2014(9) 1-7.
[3] 叶峻，谈管理信息系统对企业管理的影响作用[J],安徽：铜陵有色股份铜冠信息科技有限责任公司，2013 1-2.
[4] 周永辉 关于中小企业建立管理信息系统问题的思考[J],山西：山西高等学校社会科学学报，2011
[5] 仲秋雁，刘有德.管理信息系统[M],大连：大连理工大学出版社，2001 18-32.
[6] 小瑞芒德·麦克劳德，管理信息系统-管理导向的理论与实践 [M].8版, 北京：中国人民大学出版社2002 21-27.
[7] 张尊地，浅谈人力资源管理[D].https://wenku.baidu.com/view/18a7ae166f1aff00bfd51e87.ht ml , 2012.
[8] 如月，企业文化[J/OL].http://www.360doc.com/content/11/0310/21/3729383_100012434.shtml , 2011.
[9] 许伟珍，浅谈管理信息系统(MIS)发展及在企业应用中存在的若干问题[D],https://wenku.baidu. com/view/f9347f63770bf78a652954ad.html , 2015.

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