国际学术会议的正确打开方式（基础篇）

2018-10-22 15:57阅读：

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开学术会议是在美国学术人的重要日常工作之一，也被很多人看成是一种semi-vacation（半休假）。比如，很多大学里的教授会保持每年都去参加某一两个固定主题的年会，年年像看望老朋友一样去见同领域的peer researcher（同业研究者）们，很多科研人之间也因此变得非常熟络，他们会把某个学术协会或年会称为是自己的“academic home（学术之家）”。虽然大家自己所任职的高校才是真正意义上的academic affiliation（学术团体），但一个院里或系里教授们的研究兴趣往往各不相同，而很多教授超过80%以上的时间都一个人闷着头自己搞科研，如果能每年有一两次机会去找到一群跟自己一样研究共同话题的人，这些人又能够愿意在同一时间从美国各地甚至世界各地赶来分享自己最新的研究成果和经验，这怎能说不是科研从业者的一大快事？（此处请联想武侠小说里华山论剑和武林大会的热闹场面。。）
既然要聊学术会议，我想我们就必须侃一侃以下几个比较重要的话题——这几篇文章写得教广较细，请大家各取所需，找自己最感兴趣的篇章阅读，其他部分跳过即可。以下我们将分别说说：
基础篇：

关于学术会议的一些 basics
为什么要参加学术会议

操作篇：

如何高效率地参会和听会
如何向国际学术会议投稿
如何在国际学术会议上做presentation
如何在国际学术会议上networking

番外篇：

学术之外的学术会议
学术会议上的“吃喝玩乐”

学术会议的一些 basics

让我们先从它是谁以及它是从哪来的这个问题说起。学术年会呢本质上来讲其实就是某一领域的科研工作者们按期举办的大型知识讨论party。学术会议主办方一般是一个学术协会（association）, 这种协会最开始可能是几个对某个共同话题感兴趣的研究者们张罗起来的，然后聚拢的学者越来越多，人数不断增加，往往跟着学科的壮大就逐渐壮大起来成了全国性级别的协会。这种协会一般会向会员征收每年几百块钱的membership fee，用于举办和召开各种学术活动, 以及奖励好文章、优秀研究者和支持青年学者。学术协会可能有几千或者几万的会员, 协会里面自己选董事会，组织不同主题的task force（特别小组）和committee（委员会），同时可能会雇佣工作人员和志愿者，一起组织和管理协会的日常。在美国一般这种学士机构都是非营利组织的性质。
在大多数社会科学学科，这样的协会一般是一年召开一次学术年会，而且每年举办的时间基本固定，比如AOM (Academy of Management)每年都在八月份左右召开，ARNOVA（Association of Research on Nonprofit Organizations a day Voluntary Action）每年都在11月份感恩节之前的那一周，PMRA（Public Management Research Association）每年在六月份第一或第二周，这样每年比较稳定的举办时间可以便于参会者提前做一整年的规划。会议时间一般控制在3-5天，既让大家有充分的参会时间不枉大老远来折腾一把，又不至于让参会者觉得离家太久耽误了生活和工作。很多会一般有两天是在周六日开，比如周四是第一天，周日是最后一天，从而充分利用周末时间而少耽误工作时间。很多会议也会设置pre-conference sessions（提前场）, 比如周四是第一天会议，但是星期三就安排了不同主题的workshop，时间宽裕的学者可以提前赶到选择多听几场。
学术年会的召开时间虽然比较稳定但地点一般每年都不一样，尤其是全国性的学术会议，一方面是让大家趁机每年都去去不同的地方增加新鲜感，另一方面是为了方便来自全国各地的参会者，比如今年在东海岸，明年在西海岸，对于住在两边的学者都比较公平，不至于每年都跑特别远（然而大体上东边的会还是比西边的会多一些）。对于比较大型的学术会议，其实可以选择的举办城市并不多，比如AOM，因为参加人数众多，每年只用一个酒店盛不下所有参会者，需要找到相距较近的多个大酒店l作为开会地点才行，因此注定了只能在为数不多的几所大城市举办，比如Atlanta（亚特兰大）, LA（洛杉矶）, 温哥华等，因为一般的中小城市没有这么多聚在一起酒店。最后就变成了每年在这几个主要的大城市轮换着举办。
除了全国性学术会议以外，还有很多地区学术会议, 比如ASPA (American Society for Public Administration) ，每年都会在3或4月份举办全国性的年会，但除此之外在美国不同的地区还分别在不同时间有地区性年会，比如SECOPA（东南地区年会）, NECOPA（东北地区年会）等等，方便在附近的学者参会，不必跋山涉水跨越时差赶来开会。总体而言，全国性学术会议的声望自然会比地区性的高一些，但地区性的更student-friendly（欢迎学生参与）, 尤其非常适合首次作presentation的人参加，是很好的锻炼机会。同时，很多地区学术会议上presentation的质量也绝不次于全国性会议, 还可以认识和结交附近的学者.
学术会议每年在召开之前的几个月里（一两个月到八九个月不等）主办方首先会在网站以及会员的listserv（邮件群）里发出“Call for Proposal（参会申请召集）”的消息，宣布今年会议举办的具体时间、地点、本次大会的主题，以及各个方向的主题，其实就相当于一个邀请, 告诉所有学者可以准备向今年的大会开始投稿。同时会议网站上还会登出投稿的详细流程，是需要提交abstract（摘要）, proposal（申请）, 还是fullmanuscript（完成稿），投稿需要什么格式，多少字数为宜，以及使用网站提交的具体步骤等等。大部分会议的申请不需要提交full paper（全文），只需要1000以内的description（简介）, 写明最重要的几个部分即可（你研究什么问题, 显著性, 简单介绍相关文献, 以及你的方法论等）；但是这个根据不同会议的习惯有所不同，AOM是我参加过的唯一一个要全文以及double blind peer review（双盲同业审阅）的。一般来说，投稿过程越严格，会议在领域内的声望也最高。
话说你投出去申请几个月之后，主办方就会通知你你的论文有没有被会议接收，如果收到一封以congratulations开头的邮件那就说明是被接收了。还有一种情况是你投的是presentation, 但主办方把它接收为了poster（展区参会）—— poster的要求一般会比presentation低一些，对于演讲者来说压力也小一些，不需要提交全文稿, 对于年轻学者是尤其适合的。申请如果被拒也是很正常的事情, 不必too upset.
如果申请被接收，那么下一步就是要按照会议要求的时间完成你的研究以及写出文章来，一般主办方会要求你在会议开始之前的几周之内完成全文并且要求你届时发邮件给跟你在同一个论坛的其他研讨者，方便大家有充足的时间提前阅读，会议现场可以更好的发问和讨论。那么这个时间点就成了你的一个deadline，虽然说如果到时候交不出差别人也不会把你怎样，但是如果一个论坛上别人都发了论文只有你没有发，还会是有点难看和尴尬的是不是？（当然每个会议、不同论坛召集人的风格和要求都不尽相同，也有根本就不记得要完成稿的组织者...）
到了开会的时候你会跟其他四或五篇相似题目的文章被分同一个论坛，大家轮流做12-15分钟左右的讲演，中间穿插提问或者留到最后的半个小时左右集中讨论。一般一个环节长度为一个半小时。如果是poster的话，你会和其他做poster的学者一起被安排在某天的某个时段（通常是一个半天）在某个场地摆放好你的poster，在这个时段内会有各种学者过来展会场地散步浏览，还会向你提问题或者跟你交流。Poster的展示过程通常比较casual（随意）和informal（非正式），还有很多人只是挨个看而不会跟你说话。

为什么要参加学术会议？

以上讲了一些学术会议的basics，在讲具体的操作细节之前，我想再来讨论一下“the why question”——为什么美国有大量学者每年即便再忙也要去至少参加一到两次学术会议呢？（有些学者一年会参加四五次甚至更多）学者们除了可以借机去各地travel一下，可以在CV上多上一两笔的简历内容，还为了哪些原因要去参加学术会议呢？
根据我近年粗浅的体会，去参加学术会议至少有这么几个用途：
1. 促进自己的论文成型。这个被我放在第一位，我感觉常常是资深学者们参加会议最常见的理由。写过学术论文的人都知道写paper是件多么消耗体力、脑力、耐力都的活儿，做research最兴奋的点往往都在前半段，比如琢磨一个新研究的题目，设计整个研究过程和收数据方法，联系受访者和做访谈，甚至数据到手非常期待地run一下preliminary analysis（跑分析数据）。。。这些，对于一个真心享受做研究的人来说，都是非常令人兴奋和可以满足创造力和好奇心的过程，几乎可以持续刺激一个科研人脑中的多巴胺分泌。然而到了数据到手、结果也分析出来没有悬念了的时候，落笔成文这件事就开启了一个自己跟自己死磕的过程，有时候它变得如此漫长，需要几十个甚至上百个小时静下心一个人的思考、关上门没完没了地码字、反复地修改和推敲词句和结构，这个过程自然就没有那么兴奋，也因此而容易叫人一拖再拖，或者注意力轻易地就被其他更新的项目吸引去了，而让老项目就此无限期搁置下去。
而学术会议为研究者们提供了一个很好的设置deadline的机会——既然你的论文被接收了，你也同意要去参加了，就要奔着开会日期这个时间点努力去把自己的论文写出来。因为有了这么个deadline, 学者最开始投申请的时候就会大概计划一下，我这篇论文现在处于什么阶段，到会议开始的时候能不能形成完成稿交上去。比较理想的利用会议deadline的情况是，在提交申请的时候你数据已经到手，或者已经有了比较成熟的研究计划，然后在接下来的大半年时间里你就可以以会议时间为deadline收集数据、分析结果、写成论文，这样通常能非常有效地促进研究变成出版发文, 防止一个project走到了最后一步却被漫长地搁置起来。我之前的博士导师就经常利用学术会议来高效率地写出和发表论文，因为开会的时候已经写出了第一稿, 在会议上听取一下大家意见，回来再做一轮修改基本就可以投给期刊under review（审稿）了。这种自己给自己设置deadline的方法看来还蛮有效。
2. 了解领域内最新学术观点及研究方向。做科研的一大魅力就是“终生学习”，你是个努力发掘真相分享给世人的人，你也是个永远向别人学习、向未知探索的人。做科研的人无论是哪个学科都需要知道别的学者在研究什么，了解别人是怎样设计的研究，最新方法有哪些，领域内最新争论或关注的重点有哪些。实现这个目的的方法有很多，比如订阅领域内最重要的期刊或者订阅这些期刊最新的目录（content email）, 比如在Google Scholar或者Research Gate里关注某一主题或某些学者而可以收到相关的最新信息等。而学术会议是一种特别高效的获取新信息的方式，几天的会议通常会涵盖上百个论坛，每个论坛又经主办方提前为你选出了4-5篇最新的、围绕某一主题的论文，在十几分钟之内你就能听到一篇论文的来龙去脉还能膜拜作者本人，这样就省去了你看paper的很多时间，还会激发你很多的想法和快速扩展脑中的literature，简直是个极为节省生命的学术成长之道。
3. 大神human化，literature亲切化。这一点对于年轻学者来说大概尤其适用。话说我自己从小到大受的教育经常让我觉得教材、论文和圣人一样是离我们很远的，更适合隔空膜拜，比如牛顿、爱因斯坦、达尔文、柏拉图，你可以看他们的故事听他们的传说，顶多高级一点的话可以去找他们发表的原著来看，然而他们对我而言仍是神一样的存在。再比如读本科的时候被告知管理之父泰勒、科层制掌门人韦伯、决策管理大师西蒙，都是“权威”、“大师”、“经典”，这些教科书里面收集的作者虽然不是三头六臂，但也难以想象是个活生生的人。我记得第一次在美国参加学术会议的时候我的一个学长在一个晚宴上悄悄滴为我指着屋子里的一个人说，这个就是那篇文章的作者，那个某某文章你记得吗？那个戴眼镜的就是作者。还有那个被引用了好几千次的我们某个课上读的文章，那个端着酒杯的就是作者。。。我在那一刻忽然惊异地意识到我读的这些文章原来都是看上去跟我们一样的普通人写的！！（呆住三秒钟。。。）这件事看似没什么了不起，却是个微妙的瞬间，我从此之后看学术文章都觉得是活的，仿佛可以想象作者的面孔和他们写文章时候的样子，感觉枯燥的文章变得亲切了很多。此外参加学术会议还让我们有机会去听这些牛人做presentation，看着他讲自己的学术观点和学术文章，看他怎样开玩笑，谈研究当中的一些细节和小故事，你还有并有机会听大神和大神之间切磋武艺，你也可以直接向作者发问。这个过程让你知道原来做学术没那么冷冰冰，大师们也没那么遥不可及，很多大学者人还很nice, 甚至很多人非常愿意帮助年轻学者。你跟他们在同一个屋檐下一起开了几天会，仿佛你也可以成了这个community的一员。我觉得这个过程对于年轻学者带来的影响，可能甚至比听取知识本身的作用更深远。
4. Networking(以及找工作) 。如果你有意在博士毕业后留美做faculty, 参加会议是难得的network和找工作的机会。管理学尤其是商科经常在会议上进行招聘，很多会议专设招聘场，hiring committee（招聘委员会）的人会专门到会议上来见一见投这个工作的人，或者直接做一轮面试筛选。哪怕是没有这种专门招聘内容的会议，参加会议的几天里你也有很多机会在各种场合（比如早餐、中餐、晚宴、会议现场，甚至会议酒店的电梯里）遇见各个学校的老师们，很多时候关于一些学校的招聘信息就是在跟他们闲谈中获知的，还有的时候某个学校并没有在当时招聘，可是你认识了系里的某个老师，在一两年后他们招聘的时候你可能刚好毕业可以应聘那里。我记得在一个讲学术职业的workshop上听到这么一句话，你在学术会议上的各种场合都一定要注意言行举止以及穿着，因为你不知道你下一秒碰见的那个人会不会就是你未来的雇主或老板。职业生涯漫长，impossible is nothing，即便你现在已经找到工作也说不定几年之后想换工作，你永远不知道之前在会议上碰见的哪个人可能会在哪个学校的招聘委员会上等着你。
此外，学术会议上有很多机会能让你接触到有相同研究兴趣的学者，很多人利用这样的机会开始了实质性的合作研究。我自己经验不长，但目前有两个正在做的项目都是完全始于会议上跟其他老师的相识和聊天。如果不是因为当时参加了会议，大概这两个项目就都不会存在了吧。
5. 听取同行对于你论文的feedback。我刚开始跟着导师去参会的时候特别不能理解她为什么那么重视会议上学者反馈的意见，让我们记下来之后回来逐条review和修改文章。我虽然明白与会者是很好的建议来源，但是不同的学者总是有不同的意见啊，难道不是把论文投出去之后reviewer的意见才是真正重要的反馈吗？这几年逐渐体会反思之后终于好像明白了一点。大家知道在国际上发表学术文章一般都是需要peer review的，你投出去的文章，被期刊的主编发派给三个你不知道的同领域学者进行review，主编最后根据这三个学者的意见决定是否接受你的文章在该期刊发表。因为是同业审阅，所以你所研究领域的其他研究者的观点就十分重要——比如，如果你的领域里的学者们10个人里有8个都觉得你的研究设计有问题，那么最后review你投稿的学者也很可能有同样的想法而reject你的论文。甚至更极端的情况是，你有没有想过，去你的分会场听你presentation的人有可能恰好是之后review你文章的peer reviewer或者是某个期刊的编辑? （此事真实地发生在了我的一个同学身上）毕竟不少研究领域还是比较小的，研究某一个问题的学者可能就那么些，说不准你之前一起讨论过文章的某个人就是编辑所找的reviewer。所以参加学术会议的一大目的是把自己好多个月甚至好几年一直在折腾的东西拿出来示人，听听领域内其他人的意见，想想自己在哪方面还可能做修改，从而为下一步的投稿做准备。在会议上听取其他学者对自己论文的评价和提问非常重要，哪怕有的只是clarification question（搞清问题）, 也有可能帮你意识到有些问题自己在文章里可以多一些笔墨、阐述得更清楚一些，而可能就是这些改动让你的文章被某个高质量的学术期刊接受。
6. Share your research findings with the community (尽一个学者的一份社会责任)。归根结底，一个研究者的社会责任是把自己的研究结果传播出去——我们做研究不是为了做出来之后藏着掖着或者贡起来，我们是希望发表出来启发同行，改进现状。如何让更多的人知道你的研究结果呢？发表到某一个期刊当然是一个办法，而且是一个很重要的指标，而在学术会议上做分享则是另外一个，能让很多人了解到最新的研究进展和结果，他们也许从此再做的研究就可以是基于你的研究之上了，你不知道哪个学者也许会因为听了你的presentation而少走弯路，或少走重复的路。
7. Take a semi(or faked)-vacation. 学术工作不易，研究者时常生活和工作内容非常枯燥，自己一个人在办公室一连写好几个月文章，或者读好无数篇文献，一个学期唰的一下就过去了，生活缺少变化。Conference呢，能让研究者的生活多一些变化和乐趣，有时候被researcher们当做一个准休假的机会，至少你可以在开会的几天之内心安理得地坐飞机，顺带参观一个城市，还不用很内疚。（也由此可以想见很多美国学者平时的日子多么忙碌单调。我为此有心专门在番外篇谈谈学术会议上最重要的问题，之一，吃喝玩乐~）
（版权声明：所有原创文章最早发表于知乎专栏“刀熊说说”）

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