严谨细致、踏实苦干，—雷厉风行、高效运转组织好会议，让主办方满意，让与会代表满意，让自己满意
2019-03-18 09:46阅读：
组织会议、办好会议是会展单位最经常、最大量的基本实践。从时间上看，会务工作包括前期的计划筹备、会间的组织服务和会后的善后处理等；从内容上看，会务工作主要有事务工作和文字工作两个方面。作为会展从业人员，熟悉和掌握会议工作的有关知识和技能，尽职尽责地把会议工作做好，以提高会议的质量和效益。
一、要有一个很精细的方案
开好会议的基础，就是要有一套精密细致的方案。精密细致的方案，要把握几点：
一是要素要全。就是在制订方案中各个要素考虑要全要细，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文件起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、座签摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，用车安排，甚至细到用什么茶叶、什么矿泉水等等，都应有明确而又具体的意见，不能有缺项。
二是标准要高。会议承办者首先要确立标准意识，做到高起点筹划。拟制方案前，要在认真学习领会国家、当地政府和行业等政策精神，结合现有实际情况的基础上，下功夫搞
好调查研究，广泛听取意见，研究确定会议的主题、指导思想、组织形式和解决的主要问题。拟制方案中，应尽可能地把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时可先制订一个总体方案，里面每个要素再制订详细的实施方案，有些复杂的情况还要提供两种以上方案，以供选择。
三是责任要明。方案中，每项工作、每件事情都应明确责任单位和责任人，确保每件事都有人跟、有人做、有人抓，防止责任不明出现工作缺位、事情断链，甚至推诿扯皮，这是组织会议硬伤。
二、要有一班善协调的队伍
一次大的会议牵扯到若干个部门，组织协调是首要条件。无论是会议的主办方，还是协办方，都要密切配合，相互补台，形成合力，从而保持会务机构整体功能的正常发挥。
一是主动协调求支持。作为会议主办方，一定要摆正自己位置，主动承担责任，以真诚态度、协商口吻、和蔼表情、婉转语言，求得其他协办同志的理解支持。如果我们在协调时态度生硬，告诉他“这是领导安排的事，不愿干也得干”或者像是“下命令”、“作指示”一样，我想他们配合的热心程度就会大打折扣。
二是积极配合负好责。作为会议协办方，不论安排负责哪项内容，都应该树立“一盘棋”思想，积极配合，互相支持，共同做好工作，发现问题要相互提醒。对拿不准、定不了的事，要及时请示报告，随时沟通情况，保证不误时、不误事。
三是要掌握方法巧协调。会务工作时间性较强，工作琐碎、繁杂，涉及的部门和单位多，有时光凭个人来协调还是不够的，还要采取召开协调会、每日交班会、碰头会等方式，形成落实工作的合力。有时还要善于借助领导力量，及时向领导汇报，把协调的内容、目的说清楚，求得领导的出面和帮助，使会务的每一项具体工作都能按预定方案正常运转。
三、要有一个很严密的程控
从这几年承办大的会议的实践看，无论是以时间为序，还是以内容为序，每一环节、每一步骤我们都制订了详细周密的过程控制表，工作责任落实到人，事前有布置、有要求，事后有检查，明确完成时间节点，有效提高了会议质量，并且总结了十条体会：邀请领导把一把。领导经验丰富，会务工作只有得到领导的正确指导和审查把关，才不会走弯路或耽误事。一般在每次大会的前一天，要请主管或分管领导对大会的各项准备工作全面检查落实一遍，特别是会场布置情况要作为重点进行检查。座次序列排一排。这个平时问题不大，关键是要注意在会前突然加领导或有些领导因特殊情况来不了，临时调整由于时间比较紧，所以要特别注意座次排列，问题也经常出现在这里。作为会议承办人员一定要严谨，会前要把参会的人员通知到位、坐好，把参会的领导协调到位，有时还要主动去请领导，不能让领导到处去问，到处去找会场。桌椅板凳坐一坐。一是看椅子是否结实；二是看就座的条件是否舒适，脚好不好放，讲话时与“麦”的距离，还有的椅子比较软，坐着会陷下去，如果一坐几个小时就非常难受。话筒音响试一试。有句话，叫着“领导不讲我先讲，试试话筒响不响”，虽然有些诙谐，这确实是经验之谈。没有声音再好的戏也出不来。会前应根据会议议程，看话筒的音质音效如何。在这方面以前也出现过问题，这是很尴尬的事情，也是硬伤。会议流程过一过。有些会议议程内容比较多，环节比较复杂，有时还需与会人员进行配合，要做到环环相扣，不出问题，就需要我们按照会议流程提前搞好排练，比如说颁奖会议、文艺演出等，一般都要提前排练，熟悉流程。关键内容抓一抓。主要抓住三个关键：抓关键环节，主要抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。抓关键人员。所谓“关键人员”主要是指出席会议的领导。一般来说，只要把领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，会议就不会出大的问题。抓关键场次。是指会议期间的大会。要把大会作为整个会议的重中之重，高度重视，精心准备，组织精干力量，逐项检查，逐项落实。进程控制跟一跟。跟会特别重要，通常1名安排在门口，以主席台领导能看得见为主，可以随时解决会中出现的各类问题。比如，空调太凉了，话筒声音太小了可及时调整，水喝完了可及时安排倒茶，有时领导有什么指示也可随叫随到。另外1名安排在音控室，负责控制各类音乐播放。会议材料翻一翻。只要时间来得及，对发到与会人员手中的每一份材料都提前翻一遍，努力将材料印刷的错误降到最小，特别是主席台领导要发言的材料都一页一页的过。保障人员催一催。也就是催促摄影、摄相、倒茶、音控、礼仪等相关保障人员及时到位。会议小结评一评。每次会议结束后，都应及时召开小结讲评会，大家围绕各自负责的工作，总结经验，吸取教训，以利再战。
会议组织工作的好坏，不仅关系到主办方工作意图的能否实现，而且直接反映出会议承办人员的能力素质、精神风貌和工作作风的好坏。一次会议，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼。作为承办会议的人员应时时刻刻、事事处处有一种如履薄冰、谨慎小心的精神状态，按照“严、准、精、细、实”的要求，既要“静如处子”—严谨细致，踏实苦干；又要“动如脱兔”—雷厉风行、高效运转，优质高效地做好会议的服务工作。总之，承办好会议，无固定模式，需要根据会议的规模、内容、形式和出席会议的人员灵活作出调整。也无固定标准，如果要有标准，那么只有一条，就是实现让主办方满意，让与会代表满意，让自己满意的“三满意”目标，真正做到行云流水，滴水不漏。
