发文代字中的这个要素，很多人搞不清是什么意思，发文字号由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。这个代字的要素的含义，也是办公厅（室）约定，但一般如下。

在公文写作中，“代字”的后面我经常分不清楚是用“字”还是“发”，有人说上行文是用“字”，下行文是用“发”，但我经常看到从省、市下发到区政府的文件还是用“字”，现想请问专家该怎样用，以解心中的谜团。 答复如下： 发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。但目前无论《国家行政机关公文处理办法》还是《国家行政机关公文格式》，对这种代字的使用规则均无明确规定。本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。 （以上观点摘自吴新元著《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》一书第118至119页。）


市人民政府办公室关于规范市政府公文发文字号的通知
　　
襄政办发[2002]164号
各县（市）、区人民政府，各开发区管委会，市政府各部门：
　　根据省政府办公厅《关于规范向省政府报送公文格式的通知》（鄂政办电[2002]65号）要求，从2003年1月1日起，我市政府向省政府报送公文的发文字号要由现行的“襄政文”变为“襄樊政文”。为了规范公文格式，统一文号标识，避免市政府的上行文件和下行文件的文号