关于邮件合并的使用和技巧

在学校，经常要有给每个同学打印家长信/证书之类的事情，原来的方法是将姓名处留出，找个书法高手，填空。教育思想在进步，以鼓励学生为主，所以获奖的学生人数也在不断的增加。还是让计算机直接输出吧，这样省了很多事情，Office中的Word有个功能，太棒了，那就是邮件合并。先做个模板，即把相同的部分输入完成，然后利用邮件合并的功能，导入一批人的信息，（一般存储在Excel表里），就可以生成一批相应的文档，当然Word本身把这个文档看作是寄给这些人的邮件，这便是邮件合并的功能。
相同的部分称为'主文档'，学生的信息称为'数据源'。主文档中包含对每个版本的合并文档都相同的文字和图形，如返回套用信函的地址和正文。即主文档中包含邮件中重复的全部内容。数据源中则包含不相重复的内容。通过在文档中插入特殊的'合并域'，告诉Word应在什么地方打印来自数据源的变化信息。
邮件合并可分为四个步骤：
一、 建立主文档；
二、建立或打开数据源；
三、在主文档中插入合并域，告诉Word要在何处插入数据源中的相应数据；
四、执行合并操作，将数据源中的可变数据与主文档中的标准文本内容合并，形成合并文档。
下面详细的说明一下。
一、文档的创建与使用
'工具'菜单--'邮件合并'命令--单击'1 主文档'--'创建'按钮--选择'套用信函'--按下'活动窗口'按钮，返回'邮件合并帮助器'对话框，在'1 主文档 '下面出现一个'编辑'按钮。同时'2 数据源'下的'获取数据'按钮，从暗淡显示变为有效， 如果 单击该按钮，可以进入下一步建立数据源的工作。
二、数据源的打开与建立
邮件合并帮助器对话框的'2 数据源'下，按下'获取数据'按钮，便会出现一个菜单，其中包括'建立数据源'、'打开数据源'、'使用通讯录'和'域名选项'四条命令。