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浅谈案例库建设的团队与流程

2014-01-15 09:19阅读:
摘要:一个鲜活权威的案例库,是提升案例教育价值的基石。建设高质量的案例库,应该构建合理的工作团队,遵循科学的工作流程。案例库建设团队应该由第一线教师、研究生、管理实践者、教育专家、案例库维护人员和案例推广人员等组成。案例库建设流程包括总体规划、收集素材、撰写案例、维护开发和总结反馈等五个阶段的步骤。
关键词:案例库 管理 团队 流程
案例教学(Case Teaching)符合管理科学的实践性、权变性与复杂性特点,能充分提高学生的实践能力、应变能力、思维能力、创新意识和团队精神,因而在国外管理教育界倍受推崇、广为流行。但是在国内管理教育界,案例教学尚未普及,教学效果也不令人满意,究其重要原因之一是案例库建设落后;而我国案例库建设落后的主要原因是没有构建合理的工作团队,没有遵循科学的工作流程。为此,本文试图探索一下案例库建设的组织形式与工作流程。
一、案例库建设的研究团队
由于管理活动的广泛性、复杂性,涵盖领域广、内容深,由单独个人开发案例、建设案例库是不可想象的。国际知名的案例库无不是集体智慧的结晶。一个理想的案例库建设团队应该由第一线教师、研究生、管理实践者、教育专家、案例库维护人员和案例推广人员等组成。
现在国内许多高校的案例开发工作主要由研究生完成,教师只是提供一些大致选题和简单指导,这是错误的。二十世纪六十年代,哈佛大学肯尼迪政府学院(KSG)起初投入大量的资金和时间,组织研究生编写案例,实践证明这样所获得的许多材料是不能用的。因为编写案例是为案例教学做准备,而案例教学的实施者、案例的最终用户是第一线教师。只有第一线教师才能深刻理解案例教学的需要,从而编写出满足需要的案例。因此案例开发的主力应该第一线教师。当然,案例库建设团队的
负责人也应由第一线的 权威教授担任。
第一线教师大都承担较重的教学、科研工作任务,投入案例开发的时间和精力有限,因而需要研究生作为第一线教师的助手加入团队。研究生由于学识较浅和实践不足,不能独立承担案例开发的任务,而应该是在第一线教师的具体指导下从事一些技术性、操作性的工作。
管理科学是一门实践科学,因此有管理实践经验的教师编写的案例比那些没有管理实践经验的教师编写的案例更加逼真,更加贴近实际管理情景,从而更受学生欢迎。正如美国教育专家舒尔曼(Shulman)所言,实践者更喜欢由其他实践者所撰写的案例。因此,邀请管理实践专家参与案例开发,可以弥补相当一部分没有管理实践经验的教师的知识和经历欠缺。管理实践者除了根据自身实践经历亲自编写一些案例外,其重要职责是评阅其他没有管理实践经验的教师编写的案例,提出修改、完善的意见。
教育专家的主要职责是,帮助案例开发者更加准确地理解案例教学的特点和案例编写的要求,为案例库建设提供教育学理论支撑和宏观指导。他们还可参与案例开发质量、案例库建设质量的评估。
当开发了一定数量的案例,案例库初具规模之后,就需要有案例库维护人员和案例推广人员。案例库维护人员主要负责对案例进行分类、编号、存储;定期清理出过期的案例,提醒原开发者对其进行修正、完善;建设案例库管理信息系统,提供案例检索、传递服务等。案例推广人员主要负责案例库的宣传、广告;案例的出版、销售;知识产权保护、交易等商业性活动等。案例维护人员与案例库推广人员实际上是承担案例开发的后续工作。
上述成员在团队负责人领导下,合理分工、密切配合、知识互补才能高效地建设高质量的案例库。案例库建设的主体工作——案例开发,不是一项简单的教学准备活动或写作活动,而是带有很强的研究性质,它要求编写者运用科学研究方法,仔细分析案例素材,深入研究其中涉及的管理问题。因此,案例库建设团队应该是一个研究性的工作团队。
二、案例库建设的科学流程
当前国内一些高校开发案例,就是直接从网络、报刊、杂志上摘抄一些资料,然后整理整理,就出版成册了。整个过程很简单,但其结果是:这些管理案例集内容多是简单的小故事,甚至是企业成功经验的总结报告,几乎没有研究讨论的价值。案例库建设是一项复杂的系统工程,它由一系列紧密衔接的工作环节组成。一个科学的案例库建设流程应分为五大阶段十五个具体步骤。
(一)制订计划阶段。计划是行动的指南、成功的保证。案例库建设应该认真筹划、周密安排,有计划、有步骤的地进行。
第一步,进行总体规划。管理教育机构首先应该根据自身情况和教学工作需要,制定一个案例库建设的总体规划。总体规划应该明确以下内容:(1)案例库建设的长远目标、阶段性目标;(2)案例库建设的总体思路、基本宗旨、主要原则;(3) 案例库建设团队的负责人、成员、分工与职责,以及激励制度;(3)预算与经费保障措施;(4)成本控制、进度控制和质量控制方法;(5)案例覆盖的学科或课程范围,以及重点建设的学科或课程等。
第二步,确定案例选题。确定案例选题是指根据总体规划确定的阶段性目标,确定本年度(或学期)拟编写的案例主题。其实质有些类似于年度工作计划。确定案例选题应该注意:(1)区分轻重缓急。优先选择教学工作中亟需的案例主题,暂缓选择教学工作中不亟需的案例主题;优先选择重点建设学科或课程的案例主题,暂缓选择非重要建设学科或课程的案例主题。(2) 有所为有所不为。选择自身有能力和条件编写的案例主题,放弃自身没有能力和条件编写的案例主题。
第三步,拟定编写提纲。编写提纲实质上是编写每一个案例的具体计划。拟定编写提纲应该明确以下问题:(1)案例适应的学科或课程;(2)难度;(3)类型,即本案例属于专业型案例还是综合型案例,属于描述/评审型案例(Descriptive/Appraisal Case)还是分析/问题型案例(Analytical/Issue Case)?(4)篇幅;(5)进度等。
从总体规划到案例选题,再到编写提纲,计划的具体性和细致性越来越强。
(二)收集素材阶段。 收集素材是编写案例的基础性、前提性工作。高质量的案例需要有充足、详实的素材。实践表明,开发一个案例的大部分时间和精力往往用于前期的素材收集,而不是后期的案例编写。案例素材一般有两个来源:一是案例编写者个人的亲身经历,即案例编写者曾经担任过或正在担任一个组织的管理者或在一个组织中兼任某些职务,如独立董事、咨询顾问。二是通过对某一组织的实际调查,了解、收集相关案例素材。由于当前国内具有管理实践经历的教师较少,所以收集素材主要依靠第二条途径。下面我们针对第二条途径来谈收集素材的具体步骤。
第四步,联系调查对象。收集素材首先需要根据案例主题和编写提纲选择调查对象,并与之联系。由于案例调查在我国尚未普及和成熟,被调查单位必然心存疑虑,所以必须向他们坦诚说明意图,解释案例调查的意义与目的,寻求对方的理解与合作。调查者应该使对方明白,这种合作是互利的,案例调查可以帮助企业更深入、更系统地了解自身的管理情况,发现问题,分析原因,进行改进;而且案例调查还可与管理咨询、内部培训、合作科研相结合,不额外增加企业的工作量。调查者应该向被调查单位保证,严守企业的商业秘密和敏感信息,以消除他们的顾虑。
第五步,拟定调查提纲。在企业答应接受案例调查之后,就应根据企业的实际情况和编写案例的具体需要拟定调查提纲。调查提纲应该明确素材收集的具体范围(如关于背景知识的资料,关于主要人物的资料,关于主要事件发展脉络的资料,关于人与人之间关系状况的资料,以及一些技术资料等),以及调查访问的具体方式(如书面调查、个人深访、集体座谈、现场观察等)。
第六步,开展调查访问。拟定调查提纲之后,接下来就是在约定的时间、地点,根据调查提纲,对被调查机构进行具体的调查访问,获取第一手材料。调查访问时应该尊重受访者,尊重事实,突出重点,注意记录。
第七步,整理调查资料。调查访问回来之后应该及时整理调查记录,发现存疑和遗漏的内容可以继续通过电话、邮件等方式,请受访者核实与补充。
(三)撰写案例阶段
第八步,筛选案例素材。通过收集素材,案例编写者已经掌握了丰富的资料。但是这些资料并非都可用或都适用。这就要求案例编写者对其进行深入分析,去伪存真、去粗取精,使之满足案例编写要求。
第九步,进行写作构思。进行写作构思是具体撰写案例前最重要的思考过程。这一过程需要确定案例的逻辑结构、详略取舍以及问题设计。
第十步,撰写案例初稿。撰写案例初稿看似是案例库建设和案例开发中的最重要一步,其实这只是对前期工作成果的一个总结,对前期思考过程的一个固化。如果前述阶段和步骤的工作做得比较好,撰写案例初稿只是水到渠成的事。
第十一步,修改完善案例。案例初稿完成之后,应该首先由案例编写者自己进行修改,然后再交由案例库建设团队中其他第一线教师和管理实践者评阅。美国公共管理学家列恩(Lynn Jr.)强调:当你的教学案例初稿已初步完成,可以请一些人过目,请他们提出一些建议,以便澄清你的研究是否充分,用语是否准确。[8]在听取他人的意见并对案例进行修改后,最后将案例交给团队负责人审阅,并进一步完善。
(四)维护开发阶段
第十二步,试用检验。一个案例正式入选案例库前应该有一个试用过程,即将案例用于正式的案例教学,使之接受实践检验,然后由案例编写者根据试用结果,对案例进行进一步的修改、完善。这样才能保证每一个入库的案例都是优秀的案例。
第十三步,入库维护。对于正式入选的案例,要根据其对应的学科或课程进行分类,并按一定的规则予以编号。编号应该能够反映该案例的开发时间、类别等。例如,对于2007年入库的第一个有关人力资源管理的案例可以编号为“2007HRM001”。社会不断往前发展,管理也不断往前发展,案例库应该与之同步发展,保持新鲜度和时效性。因此,对于已经入库的案例,应该定期进行鉴定,淘汰其中已经与当前管理实践完全不相符的案例,修正其中部分不相符的案例。对于实践中出现的新的管理领域和管理问题,而案例库没有相应的案例,应该想办法予以开发、补充。
第十四步,推广开发。案例库建好后,要充分实现其功能,发挥其价值,就应该大力对外宣传推广,提供出版、出售或共享服务。
(五)总结反馈阶段
第十五步,总结反馈。最后,应该定期对案例库建设工作进行事后回顾,以总结经验教训,不断改进提高,同时据此调整修正工作计划。
一个智慧的开发团队,一套严谨的工作流程,是专业案例库开发的重要前提。同时,教学案例取材于生活,也必需到生活中去检验。教学案例的实践性是案例开发的重要原则。文中引用舒尔曼(Shulman)的一句话,“实践者更喜欢由其他实践者所撰写的案例”,所言甚是。教学案例的鲜活性与权威性,恰恰源于我们的生活实践。

【原文援引《管理观察》,张玉森引用时稍作修改,并增加了一个结尾。】

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