会议接待流程表
2011-11-04 10:47阅读：
会议接待流程表
工作顺序
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内 容
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责任部门
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第一步：
准备工作
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了解客人基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等）
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接待组
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拟订接待方案（包括确定接待规格与标准、拟定用车、食宿、接待人员等）、
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会务管理组
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报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案）
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会务管理组
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| 下单（与后勤组落实用车、就 |
餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等）
会务管理组
后勤组
宣传组
文秘组
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预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好开会或陪同就餐等准备）
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会务管理组
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根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票
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后勤组
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第二步：
接待参会人员
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接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导）
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接待组
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报到并注册（将参会人员接到会议指定地点，引导参会人员报到并注册）
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接待组
报到组
财务组
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安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会）
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后勤组
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第三步：
参会人员返程
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赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用）
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宣传组
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送客人到机场或车站
（将客人具体的离会时间告知有关领导）
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后勤组
接待组
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第四步：
善后工作
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报账
保存客人有关资料
保存接待安排有关资料
存档备查
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财务组
文秘组
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