刘耀国:读胡鸿杰等编著的《办公室管理
2026-01-21 16:37阅读：
阅读胡鸿杰、申琰、张莉敏编著的《办公室管理》（中国人
民大学出版社2001年版）教师用书和学生用书两本教材，全新的模式、全新的体例使笔者眼睛为之一亮。
这两本教材是“剑桥办公管理国际证书”（原“剑桥秘书证书”，下同）考试的指定教材。其亮点首先源于“剑桥办公管理国际证书”考试的全新模式。中国教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会联合在中国推出的“剑桥办公管理国际证书”考
试，由中英双方共同设计，旨在“培养操作能力强并具有相关理论知识的秘书人才”。整套教材由教育部考试中心中英教育测量学术交流中心组编。剑桥办公管理国际证书考试有两个显著特点：一是模块化的课程设置。它分八个模块：文字处理、沟通和
项目管理、办公室管理、速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。前三个模块为核心课程，后五个模块为选修课程。这种模块化的课程设置，“注重秘书不断变化的职能和实际工作环境所要求的各种技能”，“以满足不同机构中秘书和办公室管理人员的工作需要”。二是分用式的教材编著。每一课程都有教师用书和学生用书两本教材，两者大处相同，小处相异，配套使用，富有新意，“使教学效果大为改观，
学生也会从这些高质量的教材中获益匪浅”。正是这两大特点，赋予剑桥办公管理国际证书考试以全新的模式，也吸引笔者把上述两本教材加以对照阅读。
胡鸿杰先生在这两本教材的“后记”中自述道：“细细算起来，我从事办公室管理的研究和教学已经十余年了。在这十余年中，我们中国的学者和教师几乎构建了一部完整的‘办公室管理’体
系
”，但是，
“当面对剑桥秘书职业技能证书的
‘办公室管理
’考试大纲时，我还是有一种
‘隔行如隔山
’的感觉一一这
是一种以全新的视角来诠释办公室管理的结果。
”读完胡鸿杰先生等人编著的《办公室管理》两本分用式教材，笔者同样有一种全新的感觉。
全新感觉之一：全书的结构
这两部《办公室管理》教材都由十三章构成：第一章“办公室全景”，第二章“办公室环境”，第三章“管理程序”，第四章“档案管理”第五章“库存控制”第六章“商业文件”，第七章“邮件处理与邮政服务”，第八章“会议和交代工作”第九章“办公室通讯”，第十章“办公设备”，第一章“时间安排和规划”，第十二章“旅行安排”，第十三章“信息的收集和展示”。相比之下，在国内其他同类教材中“办公室环境”、“管理程序”、“库存控制”这三章很少见，也很少有把“邮件处理和邮政服务”、“旅行安排”独立成章的。
笔者领会，第二章“办公室环境”的设置意在让学生（秘书）从自己的视角来看办公室。做一名秘书，在办公室工作，首先要
了解办公室的环境，这是顺理成章的事。在第一章第一节中讲了“行政机构组织”，这
是办公室所处的行政机构环境，这一节可使 学生了解办公室在行政机构中的地位和作
用。第二章有两节，第一节“工作场所的安排”，旨在让学生了解办公室自身的自然环境；第二节“办公室的健康与安全”，可使
学生进一步认识到在办公室工作注意健康和
安全的重要性。第二节中安排了“办公室潜在的危险与安全的工作习惯”、“健康和安全立法”、“办公室安全系统”、“安全标识的识别”、“VDU
（视频显示器）操作者
的健康要求”、“计算机数据安全”六个知识单元，充分体现了
“人本关爱”的精神。 这些都是富有新意的。
笔者领会，第三章“管理程序”的设 置，不仅与第四章（档案管理）、第五章
（办公用品管理）、第十章（办公设备管 理）、第十一章（领导活动的时间安排）、 第十二章（领导去外地出差的旅行安排）等
一起突出了全书的中心内容 办公室管 理，而且教会了学生科学、合理、有序安排 管理办公室工作的方法与步骤，使他们能创
造性地开展办公室各项管理工作。这一章的 设置既有引领此后有关各章的作用，又富有 新意。
笔者领会，第五章“库存控制”、第七
章“邮件处理和邮政服务”、第十二章“旅行安排”的设置，也有其特色。在内地许多
党政军机关、企事业单位，这些工作中的相 当一部分是由其他部门或人员承担的；在一些外资和合资企业，这些工作虽然是秘书日
常例行工作的一部分，但不少秘书对其并不重视。这些知识（尤其是第五章和第七章的 教育与培训内容）在以往的同类教材里不同程度地有所
忽略。然而，办公室无小事，这些工作如果 没有做好，就会给秘书增添很多麻烦。因 此，专章讲述这些知识很有必要。
全新感觉之二：分用式编写
分用式的两本教材，主体内容是相同的，相异处有以下两点：
其一，章首和节首的编写。教师用书在
每一节的节首都设置了“目标设计”和“具
体要求和级别”两部分内容。学生用书则在
每一章“开场白”的末尾，用叙述的方式简介了这一章的内容要点；每一节的节首，大多是启发式的一段话语，或对话，或提问，或举例，读来亲切，可启发学生的学习兴
趣。试举三例：
例1：“你如果想在办公室工作中充分
发挥自己的作用，实现自己的价值，那么请 你先了解一下所在企业的组织机构、各部门的职能及其部门之间的相互关系，以便在工
作中恰到好处地与各方联络，发挥自己主动工作的精神和能力。”
例2：“办公室服务对于一个组织的生存来说是必须的。秘书朋友，你所在公司的办公室的工作内容都包括哪些呢？它给公司的生存和发展提供什么样的服务呢？你了解
这种服务的实质吗？其实平时的工作中还有 许多你所不了解的知识，本节的内容或许可 以让你豁然开朗，让你对所从事的工作理解
更深，做得更好。”
例3：“有企业的地方就有秘书”，
这话一点儿不过分。秘书一直是个引人注目的职业。”“种种‘好处'吸引着梦想当秘书的人。然而，当好秘书着实不易，工作琐碎、辛苦不说，如果和上司相处不好，随时
都有被‘炒‘的危险。”“外企秘书，因其
几乎百分之百由青春靓丽的女性担任，而形成了上班族中一道独特的风景。看看三位秘
书小姐是怎样谈论她们的工作的……”
其二，节尾的安排。与其他许多教材一 样，这两本教材的结尾也安排了 “问题与练
习”。不同之处在于，教师用书在问题的下 面或附上答案标准，或列出答案要点，或提
供答案线索，而学生用书则没有这些内容。 与其他教材所不同的是，这两本教材除了安
排'问题与练习”外，还以“想一想”、
“附录”等形式安排了思考题或自测题。
全新感觉之三：使用图表
凡是能用图表说明问题的，这两本教材都尽可能使用了图表，使内容简洁又清楚。如在“商业文件简介”一节中，一开头就有“商贸活动中形成的商业文件”图，清楚地列出了买卖双方在这一过程中使用的文件（含单据），使学生一目了然。又如在“复印机”一节中，编写了“复印机在使用中的问题及对策”一表，把“问题”、“可能引起的原因”、“指导性解决方法”一一列出，省略了许多文字说明。再如在“旅行安排”一章中的“了解目的地”一节中，列有“一些国家和地区的风俗”表，对所列国家和地区的“宗教”、“国花”、“货币”、“生活喜好”、“言谈举止”、“忌讳（商
标、颜色、数字、花卉）”、“商务指导”
状况作了简要介绍，给学生提供了很多方便。
全新感觉之四：运用案例
这两本教材中都使用了一些精彩案例，学生通过案例分析可学到更多的知识，增强分析具体问题、解决实际问题的能力。案例
的使用，有的放在讲解过程中，有的放在 “问题与练习”中，有的先单独列出然后作
语段式的“理论总结”，形式多样。
全新感觉之五：采用“花絮”
这里所说的“花絮”，是指教材中有
许多“小注释”、“小知识”、“经验之
谈”、“提示板”等内容作点缀。这些“花
絮”为教材内容增加了知识性，为版面编排
增添了多样性，一改以往许多教材严肃、死板的“面孔”，可促成视觉兴趣，吸引学生
去阅读。
总而言之，这两本分用式教材给读者提 供了诠释办公室管理的新视角，提供了同类
教材中的“新面孔”，衷心希望这样的教材 今后多出一些。
最后，附带谈一些不足之处。任何教材都不可能十全十美，这两本教材也是如此。在章目的名称上，“办公室全景”似乎可另作概括，因为这一章“行政机构组织”、“办公室工作、职能和服务”、“秘书人员”三节内容，用现有名称概括总感到不够理想；“档案管理”改为“文档管理”好些，这样可增加一些文件管理的内容，因为
秘书首先碰到的是文件管理，且这项工作的 量较大；“库存控制”也可另作概括，因为
现有名称不能清楚说明“是什么库存”，笔者在以上行文中不得不加上“办公用品管
理”的注释。此外，全书案例的分量可加大一些。这些看法不一定正确，仅供编著者和
组编部门参考。
注释：
胡鸿杰，申琰，张莉敏办公室管理.
中方序言[M].北京：中国人民大学出版社，
2001.
胡鸿杰，申琰，张莉敏办公室管
理.英方序言[M].北京：中国人民大学出版
社，2001.
[1]刘耀国.全新的模式全新的体例——读胡鸿杰等编著的《办公室管理》[J].秘书之友,2005,(04):28-30.
