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第十二章  通用公文写作(下)——非法定公文

2008-11-28 20:19阅读:
第一节 计划
一、计划的定义
计划是对未来一定时期内的全面事务或某项事务做出安排的书面材料。它们所要解决和回答的中心任务是“做什么”、“做到什么程度”、“怎么做”。
计划还有许多别称,如规划、纲要、要点、方案(或策划书)、安排、目标、打算、思路、设想等。习惯用法是:时间长、事件大、原则性强的事务安排,用纲要;两年以上的事务安排,用规划;年度的全面事务安排,用计划;年度的主要事务安排,用要点;某项具体工作(或活动)安排,用方案(或策划书);时间短、事件小或初步的粗略的未成熟的事务安排,用安排、目标、打算、思路、设想。
二、计划的种类
(一)按性质分有综合计划、专题计划。
(二)按内容分有工作计划、生产计划、科研计划、教学计划、学习计划等。
(三)按范围分有国家计划、地区计划、单位计划、科室计划、个人计划等。
(四)按时间分有时期计划、年度计划、季度计划、月份计划等。
(五)按形式分有文字式计划、表格式计划和文字表格综合式计划。
三、计划的格式
(一)计划、要点等的格式
计划、要点等由标题和正文两部分组成。
标题可写成“×××(部门)×××(期限)×××(内容)计划(要点)”;可省略一两个要素,如“部门”、“期限”等。
正文由前言和主体两部分组成。“前言”部分,或写明制定计划的指导思想,或写明制定计划的目的和根据,或概括地介绍一下前一阶段完成工作任务的基本情况(成绩、问题)。之后可用一句承上启下的习惯用语“为此,拟做好以下几项工作”。 “主体”部分即计划事项,既要写明工作任务和目标,也要写明完成工作任务和目标的措施、步骤和要求。
(二)计划、规划、纲要、方案等的格式
计划、规划、纲要、方案等由标题和正文两部分组成。
标题可写成“×××(部门)×××(期限)×××(内容)计划(规划、纲要、方案)”;可省略一两个要素,如“部门”、“期限”等。
正文由前言和主体两部分组成。“前言”部分要写明制定计划的目的和根据,写成“为了××××××,根据××××××,特制定本计划(规划、纲要、方案)”;这部分,有时可省略。“主体”部分要写明指导思想、主要目标和具体措施;有时还可根据需要增加方法步骤、组织领导、几点要求等部分。
四、计划的写法
1.“指导思想”一般要包含四要素:行动指针(指南、指导)、原则或方法、总任务或态度、总目标或目的。原则较多时,可单列。写“指导思想”,要注意“六防”:防细、防空、防散、防旧、防偏、防长。
2.“主要目标”要量化,要“跷脚可得”(不能过高也不能过低)。
3.“具体措施”要切实可行,具有可操作性。
4.“计划事项”、“主要目标”和“具体措施”部分,均可分序排列。
第二节 总结
一、总结的定义
总结是对过去一个时期的事务进行全面、系统地回顾检查、分析研究,形成理性认识,并从中找出规律性的东西所形成的书面材料。它所要解决和回答的中心问题是“已经做了什么”、“做到了什么程度”、“怎么做的”。有时也称回顾、小结。
二、总结的种类
(一)按性质分有综合总结和专题总结、一般总结和经验总结。
(二)按内容分有工作总结、生产总结、科研总结、教学总结、学习总结等。
(三)按范围分有国家总结、地区总结、单位总结、科室总结、个人总结等。
(四)按时间分有时期总结、年度总结、季度总结、月份总结等。
三、总结的格式
(一)一般总结的格式
一般总结由标题和正文两部分组成。
标题可写成“×××(部门)×××(期限)×××(内容)总结”,也可省略一两个要素。
正文由前言和主体两部分组成。“前言”部分,或交代总结涉及的时间、地点、单位、背景;或点明主要成绩等问题;或引据上级要求。之后是一句承上启下的习惯用语“现将××××××总结如下”。“主体”部分包括取得的主要成绩、存在的主要问题、今后的努力方向等内容。
(二)经验总结的格式
经验总结由标题、作者和正文两部分组成。
标题的写法比较灵活。
作者可以是组织,也可以是个人。
正文由前言和主体两部分组成。“前言”部分,或交代起因,或概述经验。“主体”部分包括主要做法、取得的效果、几点体会等内容。“结语”部分,主要是写明今后的努力方向;这部分,有时可省略。
四、总结的写法
1.一般总结的正文“主体”部分的写法,主要有两种:①传统式:按“取得的主要成绩—存在的主要问题—今后的工作思路”顺序写。②阶段式:把工作或经历的整个过程,分成几个阶段,分别说明每个阶段的成绩、问题、整改措施等。
2.经验总结标题的写法有三种:①用正副标题:如《薄利多销,保值保量——北京市新风饭馆先进经验介绍》。②概括内容:如《我们乡是怎样获得高产的》。③突出中心:如《食品卫生工作要做到经常化》。正文“主体”部分的写法,主要有两种:①传统式:按“主要做法—取得的效果—几点体会”顺序写。②标题式:根据材料的逻辑关系,分列出小标题;在每个小标题下分别写明做法、效果、体会等(在“前言”部分用“我们的主要做法是”、“我们的主要体会是”等承上启下)。
3.总结要做到“三结合”:概括与事例结合、定性与定量结合、面与点结合。总结有“二忌”:忌平庸,忌虚假。总的要求:观点鲜明,材料典型,条理清晰,语言准确。
第三节 简报
一、简报的定义
简报,顾名思义,就是简要的报告或简要的报道。它是一种汇报工作、反映问题、沟通情况、交流经验的非法定公文。它是一种重要的信息载体。简报也称“信息”、“动态”、“快讯”、“情况反映”、“内部参考”、“政办通报”等。
简报带有期刊和资料的性质。
简报的特点:简、快、新、真。
二、简报的种类
(一)按刊期分有定期简报、不定期简报。
(二)按容量分有一期一文简报、一期数文简报。
(三)按内容分有工作简报、会议简报、情况简报等。
三、简报的格式
×××简报
第×期
××××××(编发机关) ××××年×月×日

××××××(标题)
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××(出处或作者)

主送:×××、×××、×××、×××、×××。
抄送:×××、×××、×××、×××、×××。
共印×份
说明:
1.简报上的文稿,若是密件,则在报头的左上方印上“秘密”、“机密”或“绝密”字样;若是供内部阅读的,则在报头的左上方印上“内部刊物,注意保存”字样。
2.转载的文稿,有时要加按语(或编者按)。
3.一期数文简报,必要时,可在所有文稿前加目录。
4.行政机关的简报,编发日期为汉字,“共印×份”可省略。
四、简报文稿的写法
1.新闻式(消息式):标题有单标题双标题,正文一般采用“倒金字塔”结构。
2.问答式:标题相当于“问题”,正文相当于“答案”。有时可加“前言”,过渡一下。
3.原文照登(转载)。
4.原文改写(节录、摘要等)。
(详见《大学写作实用教程》,魏成春主编,华中科技大学出版社2008年出版发行)

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