周一清晨领导课（六）— 效率！效率！
2008-08-21 08:52阅读：
第五章回顾：只雇佣合适的员工
公司最重要的财富是团队中合适的员工。
不要为了填补一个职空缺而降低标准
以后你会为此付出代价的。
第六章：效率！效率！
这次，我非常期待与托尼周一清晨的约会，我起得很早。那些曾经成为灾难的家庭和工作事宜，现在却让我感觉好多了。
我把车开进托尼的车道时，时间还早，但我一按门铃，托尼就出来开门了，他像往常一样魅力十足，“早上好，杰夫。”他说，“情况怎么样？招聘工作有进展吗？”
“是啊，有实质性的进展呢，托尼。金和我面试了十位应聘者。这真是件繁重的工作，不过金提供了一套不错的程序。我们把二十人减少到九人。最后一轮面安排在本周的星期三，星期四和星期五。下次见面时，我就会选出三位最佳的应聘者了。
我要告诉您——上周我们交谈后，我对招聘过程重视多了。”我坦白道。
不过招聘工作真是花时间啊。我几乎做不了别的事情。这是我想向您请教的问题——我怎样才能兼顾其他的事务呢？虽然通过我们之间的会谈，我觉得自己有了很大的进步，但好像我的时间不受我的控制似的。这真令人沮丧，因为我想把更多的时间留给团队以及我的家人。”
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“杰夫，这跟你第一次会谈时讲的话差不多：‘我真不幸啊，我控制不了自己的时间。’在我看来，你好像把管理时间的问题归咎于不可控制的事务。我来问你一个问题：除了你之外，谁还能花你的时间呢？”
“您是不是有点言重了？”我辩解道，“我只是说，我的时间好像都被一些超出控制之外的事情占据了。我没时间去做必须的。而且是我想做的重要事情。”
“如果我说话太尖刻了，我很抱歉。”托尼向我道歉，“我只是想说明：安排时间是你自己的责任。如果你没时间做重要的事情，只有你自己才能解决这个问题。你的团队要靠你来统筹规划，包括解决你的个人问题。
“压力、焦虑和苦恼的主要原因在于，你觉得生活失控了。你要想办法统筹自己的时间，这样就可以控制自己的生活了。
当然，有时我们改变不了利用时间的方式。我们必须排队、等红灯、等电梯……对此我们毫无办法。然而，工作中的情况就大不一样了。杰夫，我研究时间管理多年了——事实上这是我最喜欢的消遣之一—我发现关于时间管理没什么捷径。我从没发现有谁能通过把某件事做好，而从一天中节省出两三个小时出来。但是，我见过许多人通过不同的做事方式合理安排时间，而能够每天多挤出一两个小时的时间。
如果你想充分地利用时间，就要想办法一点一点地挤时间——这儿挤一分钟，那儿挤五分钟。把零碎的时间加一起，你就有更多的时间可支配了。”
“我还发现，工作很少能让某人操劳过度，但人们经常因为没安排好时间而疲惫不堪。其实大部分人都不能通过加倍工作的方式来解决时间问题，因为加倍做错事只能使情况变得更糟。我们要想办法缩短任务、去掉某些环节，或把工作合并起来，工作会随之变得很轻松。
有件怪事好像没人意识到：没人能节省时间——我的时间都一样多，不能把今天的时间匀给明天。正因为如此，对于如何利用时间，就要仔细安排一番。
“关于充分利用时间，我知道的办法只有两种：或者少做事，或者加快工作节奏，除此之外别无选择。当然有些事我们可以抛在一边根本就不做。但就今天的会谈而言，惟一的选择是加快工作节奏。那么怎样才能加节奏呢？我们来讨论一下。”
“首先你要搞清楚，现在你的时间都花在什么地方。如果想改进，就要知道哪里需要改进。为了找到答案，我建议你回顾一下上两周的时间安排，这样对于如何改进，你可以做出有根有据的决策。你将发现时间是由我们做的事情以及我们如何做事两者共同决定的。跟我一同思考下面两个问题：我们花在主要的事务和错事上的时间各有多少？比如说，下面的表格写明了开会时安排时间的四种方式。
我们做事的方式
┌───────────────┬───────────────┐
│主要的事务，做法正确
│主要的事务，做法错误
│
我│举例：召开有效的，必要的会议 │
举例：在一次重要的会议中浪费│
们│
│两小时的时间
│
做├───────────────┼───────────────┤
的│错事做对
│错事做错
│
事│举例：把一次没必要的会议开好 │举例：在一次没必要召开的会议
│
情│
│上浪费每个人的时间
│
└───────────────┴───────────────┘
“我们做的每一件事都可以归入上面的四类之中。回顾上两周后，你会发现自己可以做出更好的决策。你已经在部门中明确了主要的事务。现在，把你的活动分类——你做主要的事务了吗？做得怎么样？
大部分主管都可以通过三个方面的改进来更好地安排时间：理清事务的轻重缓急并进行合理统筹，减少干扰、有效地管理会议。
在为会谈做准备时，我收集了一些自己在这三个方面安排时间的最佳技巧。我们先来谈谈理清事务的轻重缓急并进行合理统筹吧。
你也许听说过帕雷托法则——80%的结果缘自于20%的行为。一位名叫阿尔弗雷德·帕雷托的意大利经济学家在19世纪时发现了这条法则，他注意到意大利20%的人口控制了80%的财富。然后他开始研究，发现了适用于许多事情的80/20法则。帕雷托法则无疑也适用于时间管理。你有责任知道哪些行为的盈利最高，避免做获利很少的事情。
每位时间管理的权威都会告诉你只接触文件一次。文件管理的关键在于不断地传送：把文件丢在一旁、遵照文件的内容行事、把文件存档，也许不分情形地只允许接触文件一次有点不尽合理，但要记住——把文件在文件堆中塞来塞去而不做任何评价，也不采取任何行动的话，无异于浪费时间。”
“我有一招最重要的技巧：每天都留出一段不受干扰的时间来做计划。坚持不懈的确有点困难，有过我发现拿出二十分钟不受干扰的时间来做计划，效果与九十分钟总被打扰的时间相同。如果你挤不出二十分钟的时间，留出十分钟也可以。你对时间的投资会有丰厚的回报的。
检查放入文件柜中的每份报告。真的有必要看这份报告吗？如果没必要，扔到一边去。如果你只需要报告中的几行资料，让写报告的人把它拿走，只把这几行送来。
清理办公桌。我想你总能看到办公桌上大部分的东西吧。不要骗自己说，桌上堆满东西会让看起来像个重要的人物。混乱不堪的办公桌会让人觉得你没有条理——你不得不在桌上翻来翻去地找东西。
对回复电子邮件进行控制。你每三十分钟都会检查一下邮箱吗？我每天都会收到大量的电子邮件——如果我只是回邮件的话，一天的时间都会泡在电脑前了。不过，我把回复邮件放进了时间表中，这样电子邮件就不会控制我的时间了。
集中处理——把事情放在一起做——这样做不必整天都忙于开始和结束。把所有的语音邮件都一次做完。把所有的电话都一次回完。把备忘录和信都一口气写完。尽量减少从做一件事转到做另一件事的次数。
下面这种做法可以帮你轻松地从一天中挤出十分钟，或是十五分钟的时间。十一点或一点钟吃午餐。为什么每个人都正好在中午十二点去吃午餐？这让我觉得很奇怪。他们等在电梯门口，在熟食店前排队、再在电梯门口排队等候返回。然后还抱怨说午餐时间不够。”
“下面我们来谈谈时间管理的另一个重要方面——干扰。大部分人都不知道谁在干扰他们，或是不知道他们为什么被干扰了。留意一下谁在干扰你，他们为什么这样。然后你就可以据此想想解决的方法了。
我发现，即使你没法阻止别人的干扰，也可以缩短他们干扰你的时间。一般来说干扰的时间直接与干扰者的舒适程度成正比。不要让干扰者坐下，不要让他在你的办公室中觉得轻松自在。当有人走进你的办公室时，站起来。你可以让礼节性的起立比他坐下的速度更快一些。
办公陈设也会引来干扰，从而占据了你的时间。我建议你重新摆放桌椅，避免桌子正对着人流。如果不断地看走过大厅的每个人，你会浪费大量的时间。
与下属和老板安排一对一的会谈。这样每次都可以收获颇丰。把需要谈的事情集中在一起。一口气谈完，不要一出现问题就去打断别人。
也许你想问问下属：‘我做的哪些事情浪费了你们的时间？妨碍了你们的工作？’有些回答也许会令你大为吃惊。这将节约你和整个团队宝贵的时间。”
“最后，我们来谈谈我所知道的最浪费时间的事情——开会。杰夫，我曾经参加过数不清的会议。我发现，如果每个人都事先有所准备、都很准时，而且议题都很集中的话，大部分会议可能以现在所用时间的一半成功地开完。平均每个人每年浪费在毫无效果的会议中的时间有２５０个小时。有太多的时间和金钱就这样被浪费掉了！让会议更加有效、更加简短吧。
不要染上‘永远都定期召开的会议’综合症——只因为会议是周期性召开的就召开会议。每次会议都得有必要开才行。例会不是一种回报丰厚的投资，除非它有助于实现你们的目标。
要以最重要的事务作为开场白，这样才不会有遗漏，而且也不会过于匆忙。
人们迟到时，不要重复你已经讲过的事情。如果你重复，其实相当于奖励了懒散的人，惩罚了准时的人。
也许最简单最有效的时间管理之法是准时开会、准时结束。比预定的时间开始得晚是种既无礼又糟糕的投资。如果十人的会议上，每个人都迟到三分钟的话，就会有三十分钟的生产力损失。要好好地考虑一下啊！
我只说了几种帮你充分利用时间的方法而已。其实方法还有很多。我建议你花时间读一本时间管理方面的书籍，找找其他节约时间的方法。”
“谈到时间，这周会谈的时间又到了，”托尼紧接着说，“那你下周会怎么做呢？”
“唔，我要完成招聘工作，”我回答说，“这是这周的重中之重。您讲话时，我对我召开的会议做了番回顾，发现可以更好地为团队和自己节省时间。我还要留心一下谁会干扰我，以及我干扰别人的次数。如果我是下属的头号干扰者的话，我会感到内疚的。我要去买一本时间管理方面的书，寻找帮我控制时间、控制生活的其他方法。”
“很好，杰夫！”托尼热情的鼓励坚定了我的决心。“从中筛选些方法。我知道你会为自己和家人挤出更多的时间的。”
“下周见！”
分享完这章后，周一清晨领导课程就还剩下二章了，到达这章其实是管理中十分重要的一环，希望大家重视！
