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我见过最精细的会务接待

2012-07-24 15:16阅读:
我见过最精细的会务接待
很幸运,参加了教育部中国大学生在线主办,合肥工业大学承办的辅导员博客精英夏令营活动。此次活动参加的人主要是在首届全国高校优秀辅导员博客网络评选中荣获最佳博客奖、博客单项奖和部分优秀博客奖代表30人。我作为部分优秀博客奖代表参加了,实在是幸运的。
短暂的几天活动,无不让我们每一个参与者满意,特别是本次活动的接待工作,让我们每一位老师都可以指出无数的亮点,本次活动的接待工作我认为是服务最好、想的最周到、站在对方的角度考虑问题的服务,真正的是在用心服务。
接待工作是整个活动的第一印象,接待的程序一般包括客人抵达前的准备工作,客人抵达后的接待服务工作和客人离去后的有关工作三个阶段。
对于一般常规的培训接待中都经常出现的,常规的接待我在这里不做详细的介绍,我主要是把本次活动接待的亮点和考虑的悉细心周到和大家分享一下。也许对我们未来的工作有一定的参考和借鉴。我按照接待的三个程序来分享。
一、客人抵达前的准备工作
在我们未到达合肥工业大学之前好几天,就收到了接待我们的老师发来的信息(包括本地活动的安排、要带的物品、合肥的天气、接站的时间等),全部掌握了接待任务的基本情况和要求,提前做到“四个知道”,即知道客人的基木情况,如代表团名称、主宾姓名、性别、身份、人数等;知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具;知道客人的活动日程、意见和要求;知道本次接待的指导思想、接待方针和接待规格。
有很多细心的工作是在我们来之前就做好了,这些细心的工作都是我们到之后才发现的,所以把这些工作归纳到客人抵达前的准备工作。
1辅导员博客精英夏令营的海报。在校园里面一些主干道的每一根柱子上都制作了有中国大学生在线辅导员博客精英夏令营的喷绘海报,内容是“热烈欢迎参加全国辅导员博客精英夏令营”。喷绘的背景都是经过精心的设计。在校园里挂与
本次活动的横幅、在我们住宿的宾馆前的电子屏上有“热烈欢迎教育部中国大学生在线辅导员博客精英夏令营的嘉宾”不停的滚动;同时在我们住的宾馆正前面有一块很大的喷绘背景(主要是为了给参加者照相合影之用),背景内容也是“热烈欢迎参加教育部中国大学生在线校园网络精英、辅导员博客精英夏令营”(在我们参加这个活动之前举办了校园网络精英夏令营活动)。在我们报道时的接待处,专门设计了特别的接待处海报。




2、活动手册和代表证都是精心设计。给我们发的代表证正面是“教育部中国大学生在线辅导员博客精英夏令营代表证”,而且还有指导、主办和承办,不仅有字还有每个组织的LOGO。背面有本次夏令营会务组的联系方式;想的非常周到。活动的《营员手册》的封面也是非常精美、内容也是非常周到。



3、特制礼品。为了这次活动,承办方特意为每一位辅导员订做了一个笔记本,封面就是中国大学生在线和合肥工业大学,一看就是特意制作的。每个参加者还得到合肥工大一份精美的礼品(一只陶瓷笔和一个陶瓷U盘),非常的漂亮。



4、房间的布置。最让我惊讶和感动是,每个房间专门有一块温馨提示的牌子,不仅温馨提示合肥和黄山的近期天气情况,还及时告诉我们,有什么需要可以及时与会务组(428房间)联系;特别是把我们所住房间的客人名字都打在牌子上;每个房间都准备了一份水果(1大串葡萄、2个桃子、2个橘子和一些圣女果),而且每天的水果品种都是不一样。多么的用心啊!我参加很多类似的活动,第一次享受到这么温馨的服务。

5、不同颜色的服装。由于参加的人,分成了不同的小组,每一组都分发了不同颜色的衣服,衣服上全部印有“中国大学生在线”字样。一是方便同组之间相互认识,而是活动期间统一服装;同时每个人都发了一顶有“中国大学生在线LOGO”的帽子。
二、客人抵达后的接待服务工作
1、温馨的接站。我们在火车上的时候,会务组工作人员就会时刻保持短信的沟通与问候,让我们感到非常的温馨,专门安排了老师在火车站门口接站。由于火车晚点,等我们到的时候,已经是下午近2点了,以为中午就没有饭吃了,会务组的老师特别安排我们到住的宾馆配我们吃饭。听说有同志凌晨到合肥的,会务组还派老师去接站,而且一个人到也还要陪老师吃饭。
2、温馨的通知和提示。在合肥工业大学活动期间,虽然会务组的老师不和我们一起参加各种活动,但是每天都有好几天短信提醒我们。不仅是会议的集合时间、吃饭的时间,还是上黄山要注意和需要带的物品。非常感动!
3、座位牌的细心。辅导员博客精英夏令营开营仪式上,大家找到了自己的座位时,发现我们每个人的名字特别的漂亮,不像平时就是用红色纸,黑色字打印出来,合肥工业大学确是彩色打印,以学校大门为底色背景,左上角是合肥工业大学的LOGO、中国大学生在线的LOGO以及中国大学生在线;右下角教育部中国大学生在线辅导员博客精英夏令营。中间就是我们每一个人的名字。非常美观。

4、集体合影照片背面的名字。开营仪式结束的时候,全部成员一起照了合影,然后就继续开展主题交流汇报,在中午吃饭的时候,不到2个小时,我们的集体合影就冲洗出来了,然后工作人员开始让我们填写自己的名字,以便在我们离会时,可以拿到照片。我们不仅拿到了12寸的照片,而且背面每个人的名字全部印在反面。多么的细心。很多活动都是只有照片,至于大家的名字很少有单位去做。


5、温暖的零食。在我们集体从合肥去黄山的路上,大概路程需要4个多小时,会务组特意为大家买了很多水、饮料和零食,让大家感觉到非常温馨。可以说,到了合肥之后,自己基本上没有花一分钱,只要你有需要,他们基本上都会满足。
6、饮食习惯的周到安排。由于有个别少数民族,会务组也考虑的非常周到,为个别少数民族的同志也考虑的很周到,努力考虑他们的饮食习惯,单独为他们准备。
三、客人离去(后)的有关工作
热情的欢送。我们每一个人的离开,都有专车来欢送,不管是去火车站还是飞机场。对于我们离会的时间,他们是一次又一次核对。就是开车的司机也非常的热情。多次提醒我们在下车要注意的事项。
整个活动的接待工作让我们每一位参加者,感到非常的温馨和感到。我们每次去参加一些活动的时候,私下都会对活动的组织、接待和安排进行点评,或多或少都会有一些不满意,而这一次活动,我们基本上都提不出任何的问题。我们唯一可以做的,就是让我们的组织、我们的单位、我们的学校向合肥工业大学学习接待工作。
希望看到此博文的朋友们,假如你要做接待工作,你会这样做吗?你做的有这么好嘛?与大家共勉。

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