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打开、更改或关闭 Outlook 数据文件

2011-11-04 11:47阅读：

http://blog.sina.cn/dpool/blog/u/1865509333

使用 Microsoft Outlook 时，您将使用数据文件来存储电子邮件、日历、任务和其他项目。通过数据文件，您可以将数据保留在自己的计算机上。您可以添加密码、更改数据文件位置或决定在 Outlook 中显示哪些数据文件。 您要做什么？

打开 .pst 文件

如果您创建了一个不在“导航窗格”中显示的 .pst 文件，可以将该 .pst 文件添加到 Outlook，以便您能使用其中的项目。
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  1. 在“文件”菜单上，指向“打开”，然后单击“Outlook 数据文件”。
  2. 单击要打开的 .pst 文件，然后单击“确定”。
与数据文件关联的文件夹名称出现在“文件夹列表”中。要查看“文件夹列表”，请在“前往”菜单上单击“文件夹列表”。默认情况下，该文件夹称为“个人文件夹”。
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数据文件位置

下面是在您计算机上保存 Outlook 数据文件的位置列表。其中有些文件夹可能是隐藏文件夹。要进行查看，请执行下列操作之一：
  1. 单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。
  2. 单击“文件夹选项”。
文件夹选项
  1. 单击“查看”选项卡，然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。

Windows Vista 中的文件位置

Outlook 数据文件 (.pst) 驱动器:\User\用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
脱机文件夹文件 (.ost) 驱动器:\User\用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Microsoft XP、Windows Server 2003 中的文件位置

Outlook 数据文件 (.pst) 驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
脱机文件夹文件 (.ost) 驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
请在“请参阅”部分查找指向 Outlook 文件保存位置的详细信息的链接。
请记住以下几个要点：
  • 可以将数据文件（用作默认送达位置的文件除外）保存、复制和移动到硬盘上的另一个位置，或网络上的共享位置。请记住，您必须拥有读/写权限，才能打开网络共享中的个人文件夹文件 (.pst)。
  • 如果需要访问存储在网络共享或另一台计算机上的任何数据文件，请关闭可能正在使用该文件的任何程序。一个数据文件一次只能由一个用户或程序访问。
  • .pst 数据文件不支持 CD 和 DVD 等只读媒体。
如果使用 Microsoft Exchange 帐户，则通常会将电子邮件、日历、联系人和其他项目传递并存储到服务器上的邮箱中。在新计算机上安装 Outlook 并配置 Exchange 帐户后，您便可以再次使用服务器上的所有项目。除非您已存档本地数据文件或指定将 Exchange 电子邮件传递到本地数据文件，否则本文中的其余信息将不适用于您。
如果您使用的是 POP3 电子邮件帐户（一种更为常用的个人电子邮件帐户），您的电子邮件将从 Internet 服务提供商 (ISP) 的 POP3 电子邮件服务器下载到您的计算机上，而且会传递给名为 Outlook.pst（默认数据文件名称）的个人文件夹文件 (.pst)，并在本地存储。Outlook.pst 文件存储在驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 文件夹中。
注释 .pst 文件的默认位置是一个隐藏文件夹。要使用 Windows 资源管理器定位到此文件夹，必须先启用显示隐藏文件夹功能。在“Windows 资源管理器”中，在“工具”菜单上，单击“文件夹选项”。在“查看”选项卡的“高级设置”下，在“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”下，单击“显示所有文件和文件夹”。如果您要看见所有文件扩展名，请清除“文件和文件夹”下的“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框。隐藏文件夹将变暗显示，以表明它们不是普通文件夹。
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移动个人文件夹文件 (.pst)

可以将任何 Outlook .pst 文件移动到计算机上的任何位置。例如，有些人喜欢将他们的 Outlook 数据文件保存在驱动器 D 上或“我的文档”下面，以便更容易创建备份文件。
移动 .pst 文件之前，您可能希望将其显示名称从“个人文件夹”更改为对您更有意义的名称。更改名称有助于在使用多个 .pst 文件时区分不同的 Outlook 数据文件。
  1. 在“导航窗格”中，右键单击“个人文件夹”，然后单击“个人文件夹属性”。
“个人文件夹”快捷菜单
注释 在“邮件”中，“个人文件夹”始终是“导航窗格”中的顶级文件夹。
“个人文件夹属性”对话框
  1. 单击“高级”。
  2. 在“名称”文本框中，键入对您有意义的名称，如“Greta 的 Outlook 数据”。
“个人文件夹”对话框
  1. 单击两次“确定”。
现在您可以开始将 Outlook 数据文件移动到计算机上的另一个位置了。
  1. 在 Outlook 中记下文件位置和名称。
    1. 在“导航窗格”中，右键单击“个人文件夹”或 .pst 文件所显示的名称，然后单击“folder name 属性”。
    2. 单击“高级”。
    3. 在“文件名”文本框中，记下 .pst 文件的完整路径和文件名。
  3. 退出 Outlook。
  4. 移动文件。
  • 使用 Windows 资源管理器将每个 .pst 文件从其在驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 文件夹中的默认位置复制到计算机上您需要的任何文件夹。
注释 默认位置是一个隐藏文件夹。要使用 Windows 资源管理器定位到此文件夹，必须先启用显示隐藏文件夹功能。在“Windows 资源管理器”中，在“工具”菜单上，单击“文件夹选项”。在“查看”选项卡的“高级设置”下，在“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”下，单击“显示所有文件和文件夹”。如果您要看见所有文件扩展名，请清除“文件和文件夹”下的“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框。隐藏文件夹将变暗显示，以表明它们不是普通文件夹。
  1. 在 Windows 的“控制面板”中，单击“用户帐户”，然后单击“邮件”。
注释 如果您是在“控制面板”中使用经典视图，则双击“邮件”。
  1. 单击“显示配置文件”，再选择包含 .pst 文件的配置文件。
  2. 单击“属性”，然后单击“数据文件”。
  3. 从列表中选择数据文件，再单击“设置”。
  4. 当显示一条消息，通知您无法在旧位置找到数据文件时，请单击“确定”。
  5. 浏览到新的文件夹位置，选择数据文件，再单击“打开”。
  6. 单击“确定”，再单击“关闭”两次。
  7. 单击“确定”。
  8. 重新启动 Outlook。
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移动脱机文件夹文件 (.ost)

如果您使用 Outlook 来脱机工作或使用 Exchange 的“缓存 Exchange 模式”，则可以将本地脱机文件夹文件 (.ost) 的位置更改为其他文件夹或硬盘驱动器。
  1. 退出 Outlook。
  2. 单击“开始”，然后单击“控制面板”。
  3. 双击“邮件”，然后单击“电子邮件帐户”。
  4. 单击“显示配置文件”，再选择包含 .pst 文件的配置文件。
  5. 单击“属性”，然后单击“数据文件”。
  6. 选择 Exchange 帐户，然后单击“设置”。
  7. 在“高级”选项卡上，清除“使用缓存 Exchange 模式”复选框。
当您看见消息：“您必须重新启动 Outlook，以使更改生效”时，请单击“确定”。
  1. 单击“设置”。
  2. 在“高级”选项卡，单击“脱机文件夹文件设置”。
  3. 单击“禁用脱机功能”，然后在出现的对话框中单击“是”。
  4. 单击“脱机文件夹文件设置”。
  5. 单击“浏览”，前往要保存 .ost 文件的位置，在“文件名”框中输入名称，然后单击“打开”。
  6. 单击“确定”。
  7. 选中“使用缓存 Exchange 模式”复选框。
  8. 单击“确定”。当您看到消息：“您必须重新启动 Outlook，以使更改生效”时，请单击“确定”。
  9. 单击“关闭”。
下次启动 Outlook 时，新的 .ost 文件将与运行 Exchange 的服务器上的邮箱同步。
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数据文件安全性

目前没有任何方法能够在启动时为 Outlook 提供密码保护，或者锁定 Outlook；如果您需要暂时离开计算机，就只能使用您的 Microsoft Windows 登录密码，或为了向 Outlook 提供密码保护而专门编写的第三方软件锁定 Outlook。但是，可以为个人文件夹文件 (.pst) 设置密码。如果您在 Outlook 中使用的是 Internet 电子邮件帐户（如 POP3 或 HTTP 帐户），您的电子邮件将会传递到计算机硬盘上的 .pst 数据文件中。您可以对 .pst 文件使用密码，以防共享您的计算机的其他用户意外侵入。
  1. 在“前往”菜单上，单击“文件夹列表”。
  2. 请执行下列操作之一：
    • 如果您有 POP3 电子邮件帐户，请右键单击“个人文件夹”，然后单击快捷菜单上的“个人文件夹属性”。
注释 如果您为数据文件提供了自定义显示名称，请用该名称替换“个人文件夹”。
  • 如果您拥有 IMAP 或 HTTP 电子邮件帐户（如 Microsoft Windows Live Mail），请右键单击该帐户的名称，然后单击快捷菜单上的“帐户名 的属性”。
  1. 在“常规”选项卡上，单击“高级”。
  2. 单击“更改密码”。
  3. 在“更改密码”对话框中，键入您的新密码并再次键入密码以验证密码。密码最多只能包含 15 个字符。
注释 使用由大写字母、小写字母、数字和符号组合而成的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如，Y6dh!et5 是强密码；House27 是弱密码。密码长度应大于或等于 8 个字符。最好使用包括 14 个或更多个字符的密码。有关详细信息，请参阅使用强密码有助于保护个人信息。记住密码很重要。如果忘记了密码，Microsoft 将无法找回。最好将密码记录下来，保存在一个安全的地方，这个地方应该尽量远离密码所要保护的信息。
  1. 确保清除“将此密码保存在密码列表中”复选框。这样将防止缓存密码，所以在每次运行 Outlook 时都需要键入密码。不要忘记此密码。
要点 Microsoft、Internet 服务提供商 (ISP) 和电子邮件管理员都无权访问您的密码。如果您忘记了密码，他们将无法帮您恢复 .pst 文件的内容。
  1. 单击“确定”三次。
当您单击电子邮件帐户文件夹时，系统将提示您输入密码。当您获得访问权后，您在此次会话中就不必再次输入密码了。如果您退出 Outlook 然后重新启动，则当您单击电子邮件帐户文件夹时，系统又会提示您输入密码。
要点 .pst 密码功能并不是为了防止黑客攻击而设计的。它只是阻止您所信任的并与之共享计算机的其他人（如家庭成员）意外侵入的一种方法。要保护与其他人共享的计算机 上的数据，另一种更为安全的方法是为使用此计算机的每个人分别创建带密码保护的 Windows 用户帐户。
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自定义数据文件的显示名称

个人文件夹文件 (.pst) 的默认显示名称是“个人文件夹”。如果使用多个全都具有相同名称的 .pst 文件，会很容易产生混淆。最佳做法是自定义显示名称。
  1. 在“导航窗格”中，右键单击“个人文件夹”，然后单击“个人文件夹属性”。
“个人文件夹属性”对话框
  1. 单击“高级”。
“个人文件夹”对话框
  1. 在“名称”框中，键入对您有意义的名称，如“Greta 的 Outlook 数据”。
  2. 单击两次“确定”。
在导航窗格中，您会看到带有您输入的名称的顶级文件夹。现在便可以快速区分您和其他人的数据文件了。
提示 如果您保存了多个 .pst 文件存档，则自定义文件名也很有用。例如，如果您创建了一个按月的 .pst 文件来存储该月的所有已发送项目，则可将显示名称从“个人文件夹”重新命名为某个更加友好的名称，如“已发送邮件存档 – 2007 年 12 月”。
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从导航窗格删除 .pst 文件

即使您有储藏电子邮件的爱好，也可能要清理导航窗格中某些杂乱的项目。也许您并不总是需要即时访问已存档的 .pst 文件。您可以从导航窗格中删除某个 Outlook 数据文件而不从计算机删除该文件。
  • 右键单击要从“导航窗格”窗格中删除的个人文件夹文件，然后单击“关闭‘个人文件夹’”。
如果“关闭‘个人文件夹’”选项不可用，您可能在试图删除 Outlook 用于保存新邮件的 .pst 文件。如果删除该数据文件，则新邮件将无处可存。
提示 担心删除文件和丢失数据吗？关闭某个 .pst 文件并不会删除该文件或其中包含的任何项目。该文件只是不再出现在导航窗格中。通过执行以下操作，您可以随时将任何 .pst 文件重新添加到显示中：
  1. 在“文件”菜单上，指向“打开”，然后单击“Outlook 数据文件”。
  2. 单击要打开的 .pst 文件，然后单击“确定”。

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