【“私密”邮件群发心得！】给不同的人发送成绩单，工资条等实用攻略

2014-09-17 08:35阅读：

http://blog.sina.cn/dpool/blog/u/2104861151

【“私密”邮件群发心得！】给不同的人发送成绩单，工资条等实用攻略
【这可是所有辅导员的福利哦~ 】
相信大家都会有这样的困惑：比如将公司的工资条，学生的成绩表等“私密”信息一次性给每个人单独发送邮件是个难题。当我们面对存储在EXCEL表格里的一大推相同类目的数据时，想要给每个人分别发送他们各自的信息时，不得不“复制+粘贴”重复到手软。

良心的笔者为了解决这个麻烦，特意从office办公软件中学习了一个方法，完美的实现了一次性分别发送包含各自信息的邮件功能。下面就来介绍一下（以windows8系统为例）：
【第一步】，请在windows7/8系统的电脑（MacBook貌似也可以）端安装好office2010及以上版本（其中需要用到word，excel，outlook三个程序）；
第二步，将Outlook设置好邮箱账号及密码，使其能正常的发送/接收邮件；
第三步，选择控制面板中的【程序】——【默认程序】——【设置默认程序】，点击outlook，将此程序设置为默认值，点击确定，如图1；

Figure 1
第四步，建立Excel数据，例如下图2。注意，此表格必须按照以下格式，即首行是名目，下面每一行是不同的信息，每行代表一个信息组合。如果给不同的人发邮件，则将每个人的邮箱放在他们信息的后面。

Figure 2
第五步，打开word程序，首先在word正文段撰写你要给所有人发送的邮件内容模板，空出需要电脑自动填写的信息，如下图3，这就是你要发送给每个收件人的信息格式。（此例我要在“同学”前面加入每个人不同的名字，表格中填写对应的每个人不同的信息，其他部分自由填写即可，格式可以自由设计，只要自动填写的内容在图2的Excel表格中有即可）；

Figure 3
第六步，点击工具栏【邮件】——【开始邮件合并】——【邮件合并分布向导】选项，点击进入，选择文档类型为【电子邮件】——【使用当前文档】——【选择收件人】——【使用现有列表】选项，点击下面的浏览键，选择图2所示的Excel表格的位置，会出现邮件合并框，如图4；

Figure 4
注意：这一步在中间会出现以下的对话框，如图5。“选择表格”对话框中要选择数据首行包含列表题，“邮件合并收件人”选择你要发给的邮件收件人即可，其他功能如排序筛选可以自行尝试；

Figure 5
第七步，根据上面的邮件内容格式，在邮件开头“同学”前面点击鼠标，点击工具栏【邮件】选项中的【插入合并域】，选择姓名，即在“同学”前面插入了“《姓名》”。同样依次在邮件的不同的位置插入你想要的信息。撰写好的邮件格式如下图6。这一步的意义是将电脑自动填写的信息链接到Excel表格的内容中，相当于指定了填充内容的地址。接下来可以点击【邮件】——【预览结果】观察现在的邮件喽~~你会有惊喜哒！

Figure 6
第八步，点击工具栏【邮件】——【完成并合并】——【发送电子邮件】，得到对话框如图7，填写好收件人（即预设的每个人分别的邮箱地址）、主题行（想给邮件起个什么名字都行）、邮件格式选择HTML，点击确定就好啦！！！

Figure 7
第九步，打开你的outlook，看看发件箱里的内容，检查一下如果没问题就全部发送吧~~特别方便呢有木有！！
下面是outlook发件箱的效果图哦~

来源网络：付海良

http://blog.renren.com/blog/279366506/935163147

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