纸质发票快速录入成电子发票的方法
2020-01-05 17:42阅读:
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随着当今时代的快速的发展、电子商务的广泛推广,以及信
息技术的普及与成熟,推广电子发票的使用被写入了国家“十三五
规划纲要”中。自2015年电子发票在全国试点开始起,截至目前
2018年,电子发票得到了快速的推广与普及,为越来越多的企业
及财务人员所熟悉。银行一直以财务核算严苛,账务处理及时准确 高效著称。电子发票的快速发展,势必对银行传统的核算、管理模
式带来了更严苛的要求与挑战。本文主要就在电子发票快速发展的 当下,给银行财务工作者带来了哪些挑战与便利,提出一些浅薄的
见解与分析。
一、电子发票的概念及特点
增值税电子普通发票(以下简称电子发票)是指采取全国统一
编码和防伪技术附有电子数据的签名机制,由税务机关统一发行 的,具有统一的格式,能够作为纳税凭证的纸质发票的电子化影
像。电子发票不需要纸质载体及纸质发票印制,本质上即为传统纸 质发票的电子图像记录。与传统纸质发票不同的是,电子发票具有
无纸化、平台化、实名制、互通性等特点。即纳税人核定电子发票
票种、领用、开具、流通、查询等流程都可以通过网上进行。
二、电子发票对银行核算的影响
(一)电子发票提升了银行的财务效率。电子发票的相关信息
以电子数据形式储存,因此方便该信息在银行财务系统的统一管 理。同时,其具有无纸化、虚拟化等特点,让账务处理的效率得到
大大提升,及时性、准确性也得到提升。在银行与客户完成一笔交 易时,电子发票就会实时生成。银行经常面对大量零散客户,电子
发票的使用大大提升了银行开票的效率。同时,也节约经营成本, 如减少人力成本、减少购置纸质发票成本、税控机打印成本、发票
存储、运输和邮寄成本、税控发票系统的运行与维护成本等。
(二)电子发票推动了银行会计信息的智能化与自动化。银行
为更好的推广使用电子发票,必须对其财务系统及整个交易平台的 智能化进行提升。确保交易的每笔数据都可实时、准确的获取,并
将相关数据进行保存。相较于以往人工逐笔手工处理,电子发票的 使用让流程变得更简单,电脑自动处理,促进工作效率的提升。因
而也为银行进行分模块数据分析、数据处理提供基础。
(三)电子发票的使用促进税务部门更好的对银行进行监管。
银行开具电子发票,数据实时传输到税务机关,一方面提升银行自 身办税效率,另一方面有利于税务机关对银行所发生的交易明细及
开票信息进行综合监控,提高了税收征管相关工作的效率。总体来 说,也有利于促进我国税收征管体系的健康快速发展。
(四)电子发票的使用也对银行信息系统与数据核查提出了更
高的要求。电子发票的本质是电子影像,其天然具有可复制、可重
复打印等特点,因而,存在着恶意重复报账的可能性。因此,相较于以往财务系统,对现存银行财务系统关于甄别重复电子发票提出 新的要求。
同时,相较于纸质发票,电子发票更易被篡改。现阶段,电子 发票上虽具有防伪识别技术,但现如今信息技术日新月异,各种制
图修图软件层出不穷。因此,电子发票上的金额、项目等关键要素 被修改的可能性加大。因此,在甄别真假发票时,对银行信息系统
和财务工作者均提出了更高的要求。
三、银行业应对电子发票采取的一系列措施 基于上述讨论,我们可以看出电子发票是时代发展的必然产
物,同时也为传统银行财务核算带来了新的机遇与挑战。在银行的 财务报账中,使用电子发票的频次与日俱增,其涉及不同行业不同
项目。在涉及具体电子发票报销事项时,银行主要采取下列措施, 来管控电子发票存在的风险。
(一)制定专门针对电子发票报销的财务文件。根据电子发票
与纸质发票的不同之处,银行从源头出发,制定规范性文件,并要 求全体银行人均按此文件进行执行,有效控制风险。
( 二 ) 升级传统的计算机财务报账系统。在原有的报账系统中,
根据电子发票的特征,假如相关模块,以控制发票的唯一性。例 如,在财务系统中,自动生成发票代码和发票号码,以确保发票的
唯一性。
(三)每次报账时,逐笔登录税务局官方网站进行查验。因为
电子发票在开局时,相关数据已实时传送至税务局统一系统。利用 税务局官方网站进行查验,可以准确核对发票信息与税务局网站信
息是否一致,并据此判断发票真伪以及是否被篡改。 从上述措施来看,银行为应对电子发票的快速发展采取了一系
列有效措施。随着时代的发展、科技的不断进步,银行财务人员必 须不断转变思路,用互联网思维与会计思维的融合,才能更有效的
解决所遇到的问题。
四、对于电子发票在银行业未来发展提出一些建议
( 一 ) 改进银行财务信息系统流程
随着国家推广电子发票的力度不断加大,电子发票越来越多 的出现在银行财务人员的工作中。因此,银行势必要改进现有的财
务流程以适应电子发票发展的需要。将银行的财务系统与电子发票 管理系统链接起来,集中统一处理电子发票信息,改进传统操作流
程,优化账务处理流程。提升电子发票使用效率,确保财务工作整 体的完整性与安全性。
( 二 )
加快推进实施会计档案电子化 现如今,我国会计档案的保管年限一般为 10 年和 30
年。即使 使用电子发票进行账务报销,也需要打印成纸质发票与其他发票、
会计凭证等一起保存十年及以上。因为,电子发票并未充分发挥其电子化功能。随着电子发票的不断推广,及国家相关政策的逐步落
实,必将促使我国会计档案早日实现电子化。通过会计档案电子 化,查询相关信息更加便捷,档案的保管也将突破传统时间空间的 限制。
现一些银行已通过会计凭证的影像化来实现会计档案实物保存 与影像保存的结合,并逐步走向档案电子化之路。相信在不远的未
来,通过电子发票的广泛使用,必将迎来会计档案的全面电子化。
( 三 ) 不断提升财务工作者综合素质
在“互联网+”时代的到来以及信息技术快速发展的时代下,
财务工作者必须转变思维,采用“互联网 +
财税”、“互联网 + 会
计”的思路武装我们的头脑,主动学习新知识、新技能来提升我们
的业务能力。同时,财务管理人员具备较高的专业素质是商业银行 日常财务工作顺利有效开展的基础。因此,银行应重视对财务人员
的培养,为财务人员提供更多的培训、学习和交流的机会。在培训方面,可以主要针对管理水平、技能水平、职业操守三个方面。在
学习方面,银行可以为行内优秀人才提供外出学习深造的机会,鼓 励其他员工努力向上,在行内形成良好的学习氛围和积极向上的工
作氛围。在交流方面,银行可以定期组织大家在一起交流,交流各 自工作学习中遇到的问题及心得。同时,银行还应该在本单位内部
为大家搭建网络交流平台,让大家可以随时随地的发表意见和提出 自己的想法,并可以与其他同事进行无障碍交流。
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