跟进和落实高效会议的4项措施（一）
2014-10-17 16:11阅读：
小编的话：会议结束后，工作却还没有结束。会议决策内容是否收集整理过了？会议的决策内容是否进行了完整准确的传达与跟踪？会议中确认的责任义务是否得到了有效考核？是否对会议的决策内容进行了有效的监督？与会者对会议讨论内容有无反馈信息？会后的整理、传达、考核和监督反馈，是确保会议能够有效落实的重中之重。
会议决策内容的资料整理
会议结束前的总结是确保会后落实的第一步。总结一定要避免陈词滥调，主持人在会议结束前，一定要对会议讨论的结果进行总结，对会议目的里包含的每项任务的责任人、工作要点、完成时间等信息进行复述和明确。这不仅能让与会者再次明确自己的责任，还具有很强的提醒功能。
会议决策内容的资料整理是很多企业通常忽略的环节，比如总是把整理工作交给会议记录者，只是简单交代一句，缺乏相应的标准，任由记录人员自我发挥。一份完整、简洁而明晰的会议纪要必不可少。但是会议纪要的产生，需要经过精细的决策内容及资料整理。整理的范围包括：目标达成、责任人、注意事项、完成时间等重要信息，这些信息都能够为复查提供依据。
所以，会议组织者应当指派专人负责会议文件的整理、发放相关人员和归档。具体的要求如下：
会议文件资料的要求和内容
1)
确定会议文件资料的收集范围。一般包含会前准备并分发的文件、会议期间产生的文件、会后产生的文件，等等；
2)
收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全；
3)
选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法；
4)
收集会议文件要履行严格的登记手续；
5)
收集整理过程中要注意保密。
会议文件资料收集整理的工作程序
1)
将收集的文件资料进行登记，如时间允许，对每一份文件都进行编号；
2)
对文件进行甄别整理、分类，去掉无必要保留的文件；
3)
对筛选出来的文件进行排列，并进行编号、编目；
4)
填写文件查询表；
5)
移交给档案室或电子信息库管理部门；
6)
清理、销毁不再利用的纸张。
会议文件的立卷归档（视单位要求选择电子归档或纸质材料归档）
1)
保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用；
2)
保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程；
3)
保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管；
4)
保证会议秘书工作的连续性，为档案工作奠定基础。
