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You-Attitude礼貌原则下的英文商务信函写作

2015-10-24 12:07阅读：

http://blog.sina.cn/dpool/blog/u/3547448110

摘要：YOH—Attitude是指导英文商务信函写作的特殊礼貌原则．对实现商务交际总体目标有着不可替代的作用 YoU—AttitUde的应用具体体现对不同的语言技巧的运用它视语境的不同而发挥不同的作用本文探讨了在不同类别商务信函写作中You—Attitude的应用
关键词：You-Attitude；礼貌原则；英文商务信函；写作
商务信函是商务沟通中最常见的体式之一．在商务活动中起着重要的作用多年来．关于英文商务信函的写作．⋯ 直强调需遵循YOURAttitude礼貌原则近年来．关于You—Attitude礼貌原则的相关论述有三种观点：(1)认为You—Attitude即是通过使用代词you作主语的表达式来突出收读者。(2)认为YOURAttitude是一种通过使用代词y
ou来突f{{收读者和收读者利益的有效心理技巧。(3) 认为You—Attitude主要是一种思想态度．它体现了写作者对收读者利益和兴趣的真诚关注笔者认为．第三种观点较为合理．以这种观点为基础来阐述You—Atti．tude礼貌原则．对于有效指导英文商务信函的写作更为有益因此，本文以第三种观点为基础，尝试对You—Attitude礼貌原则进行更为明确的界定
You—Attitude礼貌原则应包含以下四个要点：
(1)设身处地地从收读者的立场、利益出发考虑和处理问题 这是YOH—Attitude礼貌原则的核心，只有设身处地地从收读者的立场、利益出发考虑和处理问题．才能真正体现以收滨者和收读者利益为重 (2)在修辞上要注重积极进青、语气平和、令人高兴和易于接受在这星．You—Attitude礼貌原则体现的是一种写作风格．这是You-Attitude礼貌原则在语言表达中的具体应用．其着眼于给对方留下良好的印象以利于实现有效交际。(3)You—Attitude礼貌原则的应用必须真诚这是应用You—Attitude礼貌原则的基本前提如果不真诚．对方将意识到这种态度是虚假的而产生反感．反而不利于合作(4)第二人称代词vOu的使用是构成You—Attitude礼貌原则的重要手段．但不是必备条件。可以设想．如果一封信函从头到尾都是“我方怎样”的表达．显然不利于突出对方。因此，在一般情况下，可以使用v0u开头的句子．即尽量不使用 we 或I 开头的句子 You—Attitude原则是一种特殊的礼貌原则．对指导英文商务信函的写作、达成积极有效的沟通是非常重要的
一、英文商务信函的种类和功能
英文商务信函种类繁多．从功能的角度以及按交际目的来划分，可以分为以下几类：询价函(1n．quiry Letters)，报价函(Offer Letters)，确认函(Confirmation Letters)。通知函(Notification Letters)，允诺函(Approval Letters)，收款函(Collection Letters)以及推销函(Sales Letters)，拒绝函(Re．fusal Letters) 索赔与理赔函(Claims and Adjustments Letters)，邀请函(Letters ofInvitation)，感谢~(Letters of Appreciation) 介绍(Letters ofRecommendation、以及指示函(Instruction andDirections1，等等。可以看出，这种分类与信函中所实施的主要言外功能有关． 此．可以运用Leech对言外行为分类．从而进一步将不 类别的信函概括为四大类：合作类信函：和谐类信函，包括允诺函(Approval Letters)、邀请i~(Letters of Invitation)、感谢函(Letters ofAppreciation)等；竞争类信函．包括带有说服性的申请函(Request Letters)、收款函(Collection Letters) 以及推销甬(Sales Letters)等；冲突类信函包括各种类型的拒绝函(Refusal Letters)、索赔与理赔函(Claims and Adjustments Letters)等
当然．一封信函中常常是包含了不同的言外行为．如合作类信函中常包含有和谐类言外行为．而和谐类信函中也常包含有合作类言外行为．但它们对实现首要的交际目的不起主导作用因此．将信函按所实施的主要言外行为进行分类．可以突出每类信函的首要交际目的．这种分类比按主要内容分类具有更大的概括性．其对指导You-attitude礼貌原则在不同类别英文商务信函中的应用更为有益。
二、You-attitude礼貌原则在英文商务信函中的应用
根据前文的论述可知：You—Attitude礼貌原则是指导英文商务信函写作的重要原则．它视语境的不同而发挥不同的作用 You—Attitude礼貌原则在不同类别英文商务信函中的应用主要受信函的交际目的这一特定语境制约信函的交际目的依据所实施的主要言外行为进行分类．这是把握You—Attitude礼貌原则应用的有效方法 Leech(1983)根据语言的言外功能与在语言活动中维持良好的人际关系这一社会目标之间的关系．将言外行为分为四大类：合作类、和谐类、竞争类以及冲突类。这种分类主要与礼貌有关 You—Attitude礼貌原则在不同类别英文商务信函中的应用．核心都是要体现收读者利益．或体现对收读者利益的关注．以实现有效传递信息和促进贸易关系的交际目的但由于信函中所实施的主要言外行为本身的差异．决定了每类信函中交际目的差异。因此．You—Attitude礼貌原则的应用具体体现为对不同的语言技巧的运用。我们可以从遣词、造句及篇章结构三个语言层面，探讨这四类英文商务信函中You—Attitude礼貌原则的应用
(一)合作类英文商务信函中You-attitude礼貌原则的应用
合作类英文商务信函的特点是：主要实施合作类言外行为．即交际双方最关心的是信息本身。因此．如果应用You—attitude礼貌原则从收读者的角度发写作．那么写作者首先应考虑的是如何最有效、最迅速、最大限度地传递信息．以体现收读者的利益。为此．信函写作中应突出体现以下语言技巧和策略的运用： -
1．突出第二人称代词you的使用．在所传递信息与收读者之间建立直接的联系．突出表达对收读者的关注
2．具体化收读者感兴趣的内容．即最大限度传递收读者感兴趣的信息．以此体现对收读者利益的关注。’
3．避免某些惯用语句的使用． 如Ithink you will beglad to know that‘‘’；You will be happy to know that⋯ ；W e are happy to inform you that⋯ ：I am happy to report that⋯ ．等等。这些惯用语句在以传递信息为主的信函中显得多余．不利于突出收读者感兴趣的内容
4．采用直接式语篇结构(directapproach)，即在信函一开始就表达收读者感兴趣的内容．在后面适当补充说明，力求简洁明了．条理清晰。使收读者能有效地获取信息
(二)和谐类英文商务信函中You-attitude礼貌原则的应用
和谐类英文商务信函的特点是：主要实施使收读者受益的和谐类言外行为．即传递收读者期待获得的好消息。因此You—attitude礼貌原则的应用．在于写作者如何突出好消息给收读者带来的利益．使收读者们感到受益。为此．信函写作中应突出体现以下语言技巧和策略的运用：
1．突出第二人称代词you的使用．特别是在句首的使用．使收读者感到受到尊重．如“You are welcome to open your VIP checking account”等。
2．用词积极。恰当使用含有积极情感意义的词语传递信息．如使用appreciate＼satisfy~helpful＼advan—tage＼benefit等积极词语表达对对方的赞誉
3．语气肯定。使用语气肯定的句式传递信息。
英语中三种基本句式：祈使句、陈述句和疑问句所表述的肯定语气由强渐弱．虽然陈述句在表达肯定语气时使用最多．然而在传递使收读者受益的“提供”这一类言外行为时．不妨适当运用祈使句加强肯定的语气．这样更能突出对收读者利益的关注．如“Please call on us whenever you need additional senrices'等
4．采用直接式语篇结构。将最令收读者振奋的消息置于信首，突出表达令收读者受益的内容．并以此为核心展开，最后以积极热情的话语结束信函．是这一类信函中You-attitude礼貌原则应用的基本语篇模式。具体应用方法是：信函一开头即将收读者期待的消息直截了当地传递出来．给收读者留下深刻而良好的印象．将收读者引入愉快的境地：在信函中间部分说明具体细节：信尾使用祈使句表达使收读者受益的内容．体现了写作者对收读者的热情关切．最后再以突出使对方受益的表达结束信函
(三)竞争类英文商务信函中You-attitude礼貌原则的应用
竞争类英文商务信函的特点是：主要实施竞争类言外行为．即交际的目的在于说服收读者按写作者的意愿行事．言后之果是判定这类交际是否成功的标准。因此．这类信函中You—attitude礼貌原则的应用主要体现在写作者如何从收读者的角度设想收读者的具体需求．努力突出收读者按言行事所能得到的好处同时注意说服的语气要自然、亲切友好。为此．信函写作中应突出体现以下语言技巧和策略的运用：
1．突出第二人称代词vOU 的使用．同时突出表达言外行为给收读者带来的利益。
2．采用交谈式(conversationalstyle)的写作风格。使用口语化、个性化(personal style)的词、句表达，使说服的语气更亲切友好，自然流畅，字里行间体现出对收读者利益的关切。
3．采用“AICA”的语篇结构，即(1)Attention；(2)Interest；(3)Conviction；(4)Action(Sorrels．1 984：2 1 3)。这种结构的特点是将说服收读者实施的行为内容．即Action放到信尾表达．在信的开头先吸引收读者的注意力．后进一步激发兴趣，然后过渡到实质性说服．这样一步步自然而然地体现出对收读者利益的关切．不致使收读者感到消极或面子受损，即感觉到行为自由受限制．从而达到巧妙应用You—attitude礼貌原则说服收读者行事的交际目的。
f四 冲突类英文商务信函中You-attitude礼貌原则的应用
冲突类英文商务信函的特点是：主要实施冲突类言外行为．即所传递的信息内容会引起对方不快．令对方感到利益受损．甚至会破坏双方合作关系。因此．You-attitude礼貌原则在这类信函中的应用．主要体现为一种体谅的态度，即写作者考虑的是如何从积极处进言．尽量弱化坏消息给收读者心理上造成的负面影响，维护收读者的面子。为此，信函写作中应突出体现以下语言技巧和策略的应用：
1．用词委婉客气。使用模糊限制语(hedges)和情态助动词(rooda1auxiliaries)缓和语气，避免强加于人。如使用程度模糊限制语“kind of”、“sort of”、“to some extent”等； 质量模糊限制语“ae．cording to⋯ ⋯ ”、“SO far as⋯ ⋯ ’’等；方式准则模糊限制语 “arenot exactly⋯ ⋯ ”、“if you see what I meant” 等： 模糊限制性施事语“Could Isuggest⋯ ⋯ ”、“Could you⋯ ⋯ ”等。模糊限制语的使用避免了过于武断．给对方留下回旋的余地．语气谦和婉转。又如情态助动词w．ill、would、can、could、may、might的使用，增加了话语表达的礼貌级别．不至于过分伤害对方的感情。
2．避免使用you开头的否定表达．转而运用不涉及对方的第三人称指示语和被动语态．从而为对方挽回面子．缓解紧张气氛． 避免话语的唐突、冒昧。
3．从积极处进言．避免消极否定的表达方式．强调写作者能做什么或做过什么．而不要强调不能做什么或没做过什么。将坏消息寓于从句中．将收读者的注意力引向主句内容—— 积极内容。
You—attitude礼貌原则无论在哪类英文商务信函中应用．核心都是要体现收读者利益．尽量使收读者感到受益．以实现有效传递信息、促进贸易关系的交际目的但信函中所实施的主要言外行为本身的差异．决定了每类信函中交际目的的差异．因此．You-attitude礼貌原则的应用具体体现为对不同的语言技巧的运用。如：“多使用you而少用we”这一技巧多用于“合作类信函”、“和谐类信函”和“竞争类信函”．即以最直接的方式体现对收读者和收读者利益的关注。而在“冲突类信函”中，则正好相反．应避免使用you直接地斥责对方．或否定对方，伤及对方的面子，而应以间接的方式表达，在批评中做到或在拒绝中体现出对收读者的尊重和体谅。因此，可以认为，You-attitude礼貌原则是英文商务信函写作中语言使用的策略准则．它的内容的实质是：(1)体现收读者的利益和兴趣；(2)强调事物积极和愉快的一面：(3)维护收读者的自尊，避免正面指责对方 You-attitude礼貌原则是指导英文商务信函写作的根本原则．对实现商务交际的总体目标有着不可替代的作用。
参考文献
[1]Leech，G．N． Principlesof Pragmatics [M]．New york：Long'nan Inc，1983．
[2]Brown，G ＆ G．Yule．DiscourseAnalysis[M]．Cambridge：Cambridge University Press，1983．
[3] 付美榕．LCCI 商务英语写作规范与商务英语信函写作技巧[J]_国外外语教学，2000，(1)．
[4j李太志．商务英语言语修辞艺术[M]．国防_T-业出版社，2006．
[5]陆佩鹤．外经与商贸应用文书阅读写作200题[M]．中山大学出版社．1993．

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