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8Manage采购申请管理：轻松实现手动采购流程自动化

2024-09-03 14:33阅读：

http://blog.sina.cn/dpool/blog/u/3561522011

您是否感受到通过手动采购申请流程管理成本的压力？

信息的不充分常常导致现金流的不透明，这已成为财务高管们的常见痛点。本文将展示采购申请管理软件如何帮助您减轻负担，使您能够简化流程。

没有采购申请软件会面临哪些挑战？

 8Manage采购申请管理：轻松实现手动采购流程自动化
如果采购团队没有采购申请软件，可能会在采购过程中遇到以下挑战：

1.采购请求流程等待时间过长

尤其是在团队规模较小时，手动申请表流程尚可应对，但随着团队的扩张，该流程难以适应。

员工需要频繁地向管理层寻求批准，或在电子邮件中大量沟通，采购审批流程耗时过长。


且员工缺乏必要的信息，这可能导致需要纠正的错误和频繁的电子邮件往来。

2.未经批准的采购请求

未经批准的采购请求可能导致开支失控，意外发票的出现，进而引发现金流问题，影响公司的成本节约。

手动流程的不一致性可能导致员工在未创建采购申请的情况下直接进行采购，或在未提交费用报告的情况下提前使用预算，导致支出的不透明。

3.合规性报告问题

对于非营利组织类机构，合规性报告是一个繁琐的过程。需要追踪所有费用，以确保资金的适当使用。手动流程要求查阅电子邮件以提供批准证明，这在没有打印所有批准邮件的情况下，是一项非常痛苦的任务。

什么是采购申请管理软件？

采购申请管理软件可自动化手动采购申请流程，让采购相关人员了解整个流程。

该软件的核心功能包括：

提供一个用户友好的界面，允许员工轻松创建和提交采购申请，无需手动填写和提交纸质表格。
为管理层设计了一种高效的审批流程，使得对采购申请的审批更加迅速和便捷。
一个集中的跟踪系统，用于监控和管理企业的所有支出，确保财务透明度和控制。
基于云的系统架构，确保了采购申请管理软件的可访问性和灵活性，无论何时何地，用户都能够访问系统。

采购申请管理软件的引入，不仅提高了工作效率，还加强了对企业资源的管理和控制，是现代企业管理不可或缺的工具。

采购申请管理软件中需要注意的关键功能

在考虑自动化手动采购流程时，以下是采购申请管理软件中应着重考虑的关键功能：

1.采购请求自动化

首要步骤是将员工的采购请求流程自动化。这不仅仅是将纸质申请表转换为电子格式，而是要简化采购申请的创建过程。

2.供应商目录集成

具备供应商目录功能的采购管理软件能够加速采购申请的创建过程，提供必要的信息和联系方式。

3.多类型申请支持

软件应能够支持不同类型的采购申请，以适应不同团队和部门的多样化需求。

4.审批工作流程

审批流程是控制成本的关键环节。软件应允许将采购请求发送给相关利益相关者进行审批，确保流程的透明度和效率。

5.预算管理

在审批流程的基础上，系统应支持设立预算，以控制成本。预算可以按部门、地点或总账科目进行设置。

6.访问权限控制

系统应允许精细控制用户在采购过程中的角色和权限。通过角色设置，可以明确谁可以创建、批准或查看采购申请。

7.仪表板和报告功能

采购申请管理软件应提供仪表板和报告工具，以提高生产力并控制成本。这些工具应使管理层能够轻松获取和分析支出信息。

采购申请管理系统的设计应确保用户能够根据其角色和需求，高效地进行操作，同时为管理层提供必要的数据支持，以做出明智的财务决策。

 8Manage采购申请管理：轻松实现手动采购流程自动化
采购申请管理自动化方案

以上这些功能8Manage SRM采购管理软件均可实现。使用8Manage SRM，您可以轻松实现采购流程的自动化，提高效率并减少手动操作。 该系统将所有采购活动集中在同一平台，使采购团队从预建的工作流程和文档模板中受益。

自动化流程：从需求审批到订单处理，自动化整个流程；
灵活审批：根据不同的采购申请，系统能够设置并执行特定的审批流程；
供应商管理优化：集中管理供应商信息，评估绩效，优化供应商选择和合作；
智能订单处理：支持拼单与批量订单功能，减轻采购人员工作量；
风险与合规监控：实时监控供应商交付，确保合规性，降低采购风险；
数据集中与分析：集中管理采购数据，提供深入的数据分析和报表生成，支持决策制定。

在8Manage SRM采购管理软件中，透明、清晰的采购流程可以让请求者、审批者和供应商在每个阶段都了解情况，确保流程的准确性和专业性。通过8Manage SRM实施采购申请流程，企业可以预防采购欺诈行为，确保每一笔采购都有清晰的审计跟踪。

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