归档文件应依分类方案和排列顺序，逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。这个“号”包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号。
1、件号：件号是文件排列的顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件排列先后顺序的重要标识。“件号”分为档案室编号和档案馆编件号，机关单位填写“室编件号”。
室编件号是归档文件在分类方案中的最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列顺序以“1”开始标注。例：永久1……、定期1……、30年1……形成三条流水号。
2、全宗号：是档案馆给每个构成档案全宗单位的编号。
3、年度：应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如2006年，不能简化。
4、保管期限：永久、定期，定期分为30年、10年。
5、机构（问题）：填写应使用规范性简称。如：党务类、综合类、业务类等。
6、盖归档章：归档章的规格为长45mm、宽16mm分为均匀6格。填写时，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
