会议出现意外事件怎么处理?
会议过程千头万绪,方方面面的事情很多,参会的人员较多,组织者要对会议过程进行控制,需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?
会议前详细的筹备,可使意外事件的出现降低到最小程度,紧急事件、意外事件还是有可能会发生,以下6个方面最有可能出现问题:
1、人员
会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通问题,而无法准时到达会议现场。 处理预案:1、为每个重要角色准备后备人选;2、会议前与他们联系,以确保无缺席情况出现,安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化;3、及时调整会议日程,例如增加提问时间,以应对某个发言人的缺席。
2、场地
会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排,使预定的会议室无法按时提供;为参会人员预订的客房不足;会议场地的设备突然出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场不足,等等。 处理预案:大型会议的场地出现意外,最难处理,因为会议通知已经发出,大量参会人员已经汇集过来了,很难准备一个备选地点,因此,会议场地在选择时,一定要选择有信誉的地方,以降低出现意外事件的可能性,一旦出现意外,要能为大家及时提供备选场地,或者是备选日程安排。
3、音像辅助设备
音像辅助设备也较易出现问题,如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障,等等。 处理预案:在会议筹备时,一定要了解会议的音像辅助设备的状况,保障设备能够运转,确保能及时找到设备维护的人员或服务商,必要的情况下,要准备备选设备。组织者在参会时,要携带一些必要的备用品,如:白板、白板笔、胶片,等。
会议前详细的筹备,可使意外事件的出现降低到最小程度,紧急事件、意外事件还是有可能会发生,以下6个方面最有可能出现问题:
1、人员
会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通问题,而无法准时到达会议现场。
2、场地
会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排,使预定的会议室无法按时提供;为参会人员预订的客房不足;会议场地的设备突然出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场不足,等等。
3、音像辅助设备
音像辅助设备也较易出现问题,如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障,等等。
