《中国医疗器械行业发展报告（2022）》医疗机构医疗器械招标评标信息化系统建设实践与展望
2023-02-02 10:36阅读：
【编 者
按】本文为《医疗器械蓝皮书：中国医疗器械行业发展报告（2022）》报告B31《医疗机构医疗器械招标评标信息化系统建设实践与展望》部分节选。转载于此，供读者参考。
【作者介绍】朱子寒，江苏省人民医院，招标管理办公室主任，研究员，硕士研究生；张平，江苏省人民医院，招标管理办公室，经济师，硕士研究生
（以下为正文）
2020年02月，财政部办公厅下发了《关于疫情防控期间开展政府采购活动有关事项的通知》，要求推进采购项目电子化实施。2021年3月，国家卫生健康委发布了《国家卫生健康委办公厅关于印发医院智慧管理分级评估标准体系（试行）的通知》。其中医院智慧管理5级评审要求为：能统一展示和查询全院设备购置信息和相关文档（包括审批文档、招投标文档、技术档案等）。2021年11月，国务院印发《关于开展营商环境创新试点工作的意见》，要求推进招投标全流程电子化改革。2022年1月，国家卫健委发布了《关于印发医疗卫生机构信息公开管理办法的通知》，规定医疗卫生机构应当根据自身特点和实际使用情况主动披露招标采购信息。
按照“廉政、效率、效益”的要求，信息化管理是提高招投标过程中廉政风险防控能力的有效手段。本文以江苏省人民医院（南京医科大学第一附属医院）为例，通过剖析医院的招标评标现状，分析描述了信息化建设在精细化、专业化和规范化医疗机构招标评标行为等方面的实践与成效。
一 医疗机构自行招标管理现状
（一）招标评标廉政防范高
据统计，我国医疗机构现有医疗设备总资产约占医院总资产的50%以上，一些大规模的三甲医院设备占比达70%-80%，并且仍有上升趋势[1]。近年来，医疗
卫生事业蓬勃发展促进了医院医疗器械招标项目数量和金额的增长的同时，也增加了医疗机构管理人员权利寻租和技术寻租的风险，医院运营管理和廉政防范面临着巨大挑战。
（二）线下报名流程环节多
供应商现场报名审核，降低了办公效率，增加了供应商往返的时间和费用；尤其是新冠肺炎疫情防控期间，为减少人员流动和直接接触，推行供应商线上报名与审核迫在眉睫。其次，对于全院招标采购的供应商没有建立统一的供应商库进行扎口管理，不利于监管。
（三）开标评标环节繁琐
传统的线下开标往往依靠纸质记录和人工操作，工作量大，导致开评标环节效率较低。尤其是当投标单位较多时，计算结果汇总耗时长，且容易出错。
（四）组织标准化程度不高
组织人员若不熟悉操作流程，往往会出现开标现场组织混乱，步骤不规范，存在人为误导的可能性。根据帕累托法则，招标工作中预算金额不超过20%
的小项目耗费了工作人员 80% 的时间及精力。
（五）纸质档案保管压力大
根据法律规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年，整个招标项目形成了大量的纸质材料，给档案保管造成了巨大压力，且人工查找困难，档案数据价值难以得到挖掘。
二 招标评标信息化管理平台的构建
（一）项目背景和主体介绍
一方面，医院自行招标存在着流程优化的空间，同时，新冠肺炎疫情的爆发使得医疗机构线下进行招标活动面临院感风险。另一方面，招标活动作为医院内部控制业务层面的重点内容，如何充分利用信息技术加强招标活动内部控制建设，减少人为因素，增强经济业务事项处理过程与结果的公开和透明是医院面临的重要挑战。
基于上述背景，我们根据医院自行招标活动特点量身打造一套医疗器械招标评标信息化管理平台。以平台建设为媒介，积极响应政府采购三年专项行动和公立医疗机构经济管理年活动的要求，力争招标活动的规范管理与提质增效相结合、改革创新与建立长效机制相结合，为医院招标管理提高效益和效率提供支持。
平台基于B/S架构设计构建，在功能设计上主要分为日常工作、项目管理、招标门户管理、供应商管理、专家库管理、合同管理、网上商城采购、系统设置等模块。以招标采购流程为主线、从项目立项论证、信息发布与供应商报名、开评标管理、供应商管理等多个模块对招标采购过程中产生的信息和文档进行汇总和整理。该平台的用户主要为项目申请主管部门、招标管理办公室、纪检部门和供应商，通过浏览器访问该系统，根据权限使用相应功能。
（二）招标项目管理
主管部门线上填写项目立项需求信息表，上传调研报告、“三重一大”决策会议纪要，经招标办审核通过后，推送至分管院领导、职能部门等依次审核，完成在线立项与审核工作。供应商可以通过供应商服务平台在网上报名、上传电子版报名材料，由招标办对供应商进行审核并将其结果进行短信通知。主管部门与招标办在系统内进行招标文件传阅、修改、审核步骤，实现招标文件编制与审核功能。以向导的方式进行每一步业务管理，其中包含招标文件群发邮件、评委抽取、专家评标通知、供应商签到、评委签到、招标结果登记，合同信息等管理。项目管理模块中能够对项目立项、项目需求、公告发布、招标准备、开标评标、归档、合同、验收等进行分项管理，便于查找相关信息。
（三）电子评标管理
供应商通过供应商服务平台实现远程上传并加密投标文件。开标时在规定的时间段内进行投标文件解密唱标。评标专家通过输入随机码进入电子评标系统。专家自主评标系统分为项目详情、廉洁自律承诺、资格性审查、符合性审查、商务评标、技术评标、报价评比、评标意见汇总等功能模块。
在综合评审阶段，专家可选择评分项依次打分模式、供应商同屏打分模式、对比打分和双屏打分模式。评审过程中根据预设的投标文件目录对应的功能直接点击查阅相关证明材料。若存在个别评委自由裁量度过高，与其他评委评分相差悬殊过大，系统自动预警提示。当工作人员在计算机中输入报价后，系统自动计算价格分。待每位专家评分结束各自提交结果后系统自行汇总以上各项评审意见，确定中标单位。
（四）供应商管理
根据信息公开透明的原则，建立了招标门户管理，主要包括：采购公告和结果公告的发布、政策法规、流程表单的分享以及供应商服务平台。供应商服务平台内包含注册、项目报名、线上投标、历史参与项目等信息。
招标管理系统对供应商信息进行维护管理和资质信息到期提醒。具有供应商诚信度管理功能，可以记录供应商的考核情况，良好记录以及不良记录。设置黑名单功能，被列入黑名单的供应商系统自动禁止该供应商在一定期限内参与医院任何招标活动。
（五）评标专家管理
根据招标项目情况可从专家库中随机抽取符合专业要求的专家参与项目评审，亦可结合项目情况指定专家，组成评标专家小组。评委抽取成功后系统将以短信的方式通知专家。日常管理工作中对评标专家的新增、修改、删除，以及专家专业类别进行维护。具有专家评价记录追溯功能，支持查看某个专家的历次参评状况。
（六）统计分析
系统具有报表统计功能，支持结构数据和图形化的数据分析。系统可以查询统计项目执行情况，包括项目使用部门、项目招标状态、项目完成百分比、项目经费使用情况等信息；可按采购方式、主管部门、需求部门、招标时间、项目分类等不同维度进行统计预算节约率和招标成功率；可统计供应商投标项目数、中标项目数和中标金额；可将所有投标的设备品牌型号报价/成交价汇成一个设备库，用户可以录入设备名称搜索出库内该设备所有型号的信息。
三
招标评标信息化系统应用实效
（一）以智能化的平台建设，实现经济效益双赢局面
供应商服务平台于2020年2月14日正式运行，截止到2021年12月，累计2661家供应商在线注册，525个项目完成在线报名。高效利用信息化技术，打破物理空间壁垒，减少了供应商时间成本及交通、印刷等经济成本，切实减轻了供应商的负担，优化了营商环境。对医院来说，预算节约率达到16.24%%，节约招投标成本和管理成本，实现不见面无纸化招标。供应商线上报名和远程投标充分保障了疫情防控期间临床医疗工作的顺利开展。
（二）以程序化的流程控制，提高招标评标效率
固化项目招标管理流程，由传统线下管理模式转变为线上人机互动管理模式
。线上立项审批减少了项目在各职能部门审批流转的时间，加强了部门沟通，有利于医院内部控制管理；开评标工作的信息化彻底改变了过去纸质和人工的方式，对涉及招标采购项目的工作人员和评标专家进行规范化培训和管理后，笔者所在医院节约了招标工作时间的同时又节省了人力、财力，开标效率由原来的1.5小时/项目缩短至为1小时/项目，开标时间缩短了33.33%
。
（三）以全过程的动态监管，实现廉政风险有效卡控
评标专家和监督部门通过系统可对招标项目审批过程、项目明细、招标公告、技术文件、招标文件等资料进行实时查询，使得专家能清晰掌握项目整体情况，为评审打下了坚实的基础。通过机控代替人控，评标过程更加规范，并且评标过程留痕，可追溯，从而实现廉政、效率、效益的最大化。强化了权力行使的监督约束，最大限度降低了人为干扰，压缩了权力寻租空间，营造了风清气正的招标评标环境。
（四）以标准化的信息管理，建立电子档案管理
平台集成了立项材料、招投标文件、产品信息、评标报告、合同等资料，实现了档案材料的信息化。由过去的人工组织，纸质资料递交留存，变为全流程信息化管理，实现远距离传输、海量储存，解决了医院纸质材料保管的难题。同时，各部门账号通过权限设置可以浏览和自带水印下载，查询效率得到大幅提升，实现资源的高效共享。
（五）以全周期的闭环管理，实现运营管理提质增效
招投标管理系统与预算系统有效衔接实现“无预算不采购、有预算不超支”，各部门间通过网络整合资源，实现数据互联互通和项目全生命周期管理；实现无纸化办公，达到绿色环保招标的目的；推进和优化电子招标交易服务专业化、个性化、精准化和规范化发展。以业务流程为核心，借力招标信息化手段向医院精细化管理要效益。
四 展望
招标活动集中化管理正在逐渐受到医院管理层的重视。与委托招标代理相比，独立的招标管理部门对医院的日常运行、业务特点、风险识别、内部控制等情况有更深入的了解，因此有其实现医院风险防控和运营管理的独特优势[2]。
（一）挖掘数据价值，实现信息化建设增值
通过对系统资源库数据的统计、筛选,分析同类医疗器械有关技术经济指标, 建立医疗器械价格水平及价格波动模型,
探索建立各类价格体系。建立招标绩效考核模型，预算的节约率一定程度上反映了各职能部门精细化管理的能力。当然，招标并不是一味地追求预算节约率，节约率过高，侧面反映了职能部门调研论证不充分或者技术参数编制存在瑕疵，说明各职能部门编制预算的能力有待提高。
（二）提供决策支持，建立健全长效动态监管机制
做好设备采购前期的充分调研和分析论证[3]。是否存在重复购置、是否为紧急需要的设备，是否需要专用医用耗材等情况。通过系统数据搜索，把握关键环节，规范设备采购论证、参数制定等招标环节，确保医疗机构设备采购安全。万物互联的大数据技术，在医疗器械招标采购监管体系建设中应用前景广泛，值得不断将其进行运用、探索和总结。
（三）强化信息共享,推动医联体集团同质化管理建设
在智慧医院的政策引导下，各大医疗机构都在如火如荼地进行信息化建设，但是系统的开发不仅占据了大量的成本，而且每家医疗机构各自的信息化系统往往变成了信息孤岛，无法形成规模效益。以多单位数据共享为基础的医疗信息资源充分利用，是我国医疗机构信息化建设的最高阶段。未来大型医院可以发挥医联体职责与担当，实现系统的共建共享。医联体成员可根据自身需求发布相应医疗器械招标信息，也可多个成员联合发布相应医疗器械招标计划及文件。运用市场机制和“规模经济”理论，通过信息的有效整合，提高财政资金使用效能[4]。
[1]王丽、李俊忠、左诗琪：基于大数据分析建立完善的设备采购监管体系研究，《中国医疗器械信息》2020年第1期
[2]张平、朱子寒、魏凌、季佳：公立医院招标采购创新实践与探索，《中国医院建筑与装备》2021年第12期
[3]王丽、李俊忠、左诗琪：基于大数据分析建立完善的设备采购监管体系研究，《中国医疗器械信息》2020年第1期
[4]盛永红：三螺旋理论视角下高校联合采购的组织模式创新，《实验室研究与探索》2020年第9期
（完）
医疗器械蓝皮书责任声明
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