咨询指南：人员编制和岗位定编管理方案及其实现考虑
2018-12-10 13:36阅读：
一、人员编制的下达
对组织机构，人员编制可以按总数下达编制，然后再按人员分类分别下达编制数；
首先对每个组织机构，当然是一定级别（层级）或者某些类别的组织机构，采用这种形式上报和下达人员编制数。
比如: 大类为用工形式，包括合同制用工、劳务派遣工、劳务外包人员
小类为管理人员、行政人员、研发人员、技术人员、销售人员、生产服务人员
对每个小类可以在按职务级别（职级）划分，如管理人员可以分为高级管理人员、中级管理人员、基层管理人员，研发人员可以分为正高级、副高级、中级、初级等。
企业可以根据需要自己定义以这样的分类用于人员编制的下达，这个分类应该使用和员工分类或者职级相同
的分类码表。这样在提取一个机构下不同的分类组合的人员编制数和实有人数的时候就可以对应上。
二、人员编制的使用
1、使用人员编制监控报表察看编制使用情况，表头包含组织机构、人员分类（大类和小类）、编制数、实有人数、差异（实有人数－编制）、超编／缺编警示图标。
2、在人事调配的时候按人员编制的下达数量对组织机构的总编制数和分类编制数进行实时计算和比对，必要时进行实时预警和阻断。
三、岗位定编的下达
对特定的组织机构，一般是基层机构，可以直接按岗位下达定编数量。在组织机构下，按机构设置的岗位下达定员。如果可用岗位目录是一个的组织机构范围内是通用的和共享的，我们可以称之为标准岗位目录。
举例：
A公司人力资源部 2019 年岗位定员
人力资源总监
1人
招聘调配经理
1人
员工招聘专员
2人
人事调配专员
1人
绩效薪酬经理
1人
员工绩效专员
1人
薪酬福利专员
1人
培训发展经理
1人
培训发展专员
1人
四、岗位定编的使用
1、根据岗位定员自动生成岗位（职位），或者根据岗位定员手工创建岗位，对于一岗一人的系统实现方案，可以控制创建的岗位（职位数），不能超过岗位对应的标准岗位的定员数。如果是一岗多人的系统实现方案， 每个标准岗位只需要建立一个岗位（部分管理岗位可能会有例外，按一岗一人设置，其实这已经是混合模式），同时在岗位（职位）上维护定编数量，如下图所示：
2、执行人事调配（如入职、调动、岗位变动）审批/处理时，核对和检查是否超机构下相应岗位的定编数量，根据公司的规定作信息提示或者阻止入职和异动操作。
3、使用岗位定编使用情况监控报表察看岗位定编和实用人数对比情况，可以包含机构名称、岗位名称、编制数量、实有人数、实有人数和编制人数的差异数。
1）选择屏幕上可以选择查询的根节点组织机构、查询到的机构层级和是否包含岗位明细；
2）统计机构（包含下属机构）和结构内设岗位的编制使用情况；
3）只统计机构和下属机构的人员编制使用情况；
五、人员编制的增量管理和控制
人力资源需求计划是下一年度的人才引进计划，
它是根据机构下一年度的人员编制预算、实有人数、预计的退休人数和预计的离职人数等参数测算出来的数，经相关部门和领导确认审批后作为下一年度的人才招聘和引进控制指标。
一般来说, 需求人数 = 下一年度人员编制 - 上年末实有人数 +
下一年度的预计退休人数 + 下一年度的预计离职人数 +/- 调整数
人力资源需求计划表的主要项目包含：组织机构
人员类别、人员（岗位）级别、标准岗位、
需求人数等。
如果按组织机构和人员类别、人员（岗位）级别或者标准岗位下达了人力资源需求计划，在生成招聘需求（Requisition）时可以使用需求计划中的人数，应该保证对应的人员类别、人员（岗位）级别或者标准岗位招聘人数应该在人力资源需求计划的人数范围内。
在入职审批环节应该也有相应的检查，如果HRMS
中没有实现招聘和入职审批流程，至少在入职处理和调动、岗位变动环节应该有相应的检查，保证组织机构的增员不应超过下达的计划数。
六、特定类别人员或者岗位的职数控制
有些企业对某些特定类别的单位／机构、特定类别的岗位职数由定额控制，如机关总人数、高级管理人员的职数（人数）、高级技术专家、高级技能专家的职数（人数）等，如果可以在组织机构上按人员分类或者标准岗位下达，则使用一和三种的方法处理，如果这个分类方法比较特殊，不能使用以上方法去实现，则可以通过一个企业定义的分类方法去实现，可以定义为二维的关联分类。
为了达到监控目的，需要在人员身上也要维护这个自定义分类，或者通过员工的组织和岗位分配属性可以找到编制（定员）下达维护和员工归属维度的对应关系。
七、人员编制和定员下达方法选择
对于集团型企业，因为组织规模大、层级多，一般来说，对不同级别和类别的组织单位可以采用不同的方法，比如：
机构 建议的下达方式
集团 A 按人员编制下达，加关键类别／岗位职数的方式
总部机关 按人员编制下达，加关键类别／岗位职数的方式
总部机关职能部门 按岗位定员下达
二级单位 按人员编制下达，加关键类别／岗位职数的方式
三级单位 按人员编制下达，加关键类别／岗位职数的方式
基层单位 按岗位定员下达
企业可以指定不同类别的机构编制和定员下达方式，如按级别、类别定义编制／定员下达方式，这样可以
１）避免理解的不一致和误措作；
２）在编写编制和定员监控程序，有确定的取数和计算逻辑；
３）在人事调配的检查逻辑中，有确定的取数、计算逻辑和控制逻辑。
八、系统配置选项
１、编制定员维护方式选择
机构级别 编制定员下达方式 是否按关键岗位职数控制
集团 １、按人员编制下达 是
集团总部 １、按人员编制下达 是
集团总部职能部门 ２、按岗位定编下达 是
二级单位 １、按人员编制下达 是
二级单位机关 ２、按岗位定编下达 是
三级单位 １、按人员编制下达 否
基层单位
１、按人员编制下达
否
２、
系统控制变量设计
为了增加系统的灵活性，可以在系统层面定义一些控制变量，例如：
分组 变量名 意义 取值说明
ＯＭ Ａ１ 是否按人员编制控制 ０：不控制 １：超编制警告 ２：超编制阻止操作
ＯＭ Ａ２ 是否按岗位定编控制 ０：不控制 １：超编制警告 ２：超编制阻止操作
ＯＭ Ａ３ 是否按职数控制 ０：不控制 １：超编制警告 ２：超编制阻止操作
ＯＭ Ａ４ 是否对增员进行控制 ０：不控制 １：超编制警告 ２：超编制阻止操作
如在一个客户，使用变量 ZSXGR CHKHC
配置时候岗位岗位定编数量阻止超过岗位定编数量录用新员工，下图所示：
