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跨部门沟通的关键还是得沟通

2022-04-30 16:01阅读:
跨部门沟通几乎是所有公司哪怕是非常好的公司都会遇到的问题。因为,尽管在“宏观”上,大家认同了同一个(公司)使命、愿景和价值观,但是具体到实际工作场景中,也就是在“微观”上,职责和角色的不同则势必带来利益的不同。关于如何更好地解决这个问题,脱不花在《给管理者的沟通训练营》中给的建议特别有启发。

她给的解决方案是使用“整合者法则”,先转变认知,再抓落实。横向沟通的本质不是协调,而是变成一种整合和推销。

转变认知

通常而言,跨部门沟通时,我们会有一个执念,说好的同一个项目你负责你那块,我负责我这块,但是有一部分你那边没完成我就没法开始,启动会上老板面前答应的好好的,为什么不见你有动静呢?每次都是你这边拖慢了我们项目的进度,看来很有必要再跟你确认清楚,大家的职责分工啊!

你看这种思路,完全是以自我为中心,把矛头指向了对方。

而其实,不能忘了,大家本来就是因为同一个项目才产生的交集。本来的确是有一个共同的方向的,只不过因为落在系统中的角色时把共同的目标给忘了。那解决这个问题的第一步,就是认知转变,我们不仅是内部的同事,在这个项目中而言,我要向你推销共同的目标,把自己部门已完成的工作推销给你。也就是说跨部门沟通中,最开始我的认知要转变成为一个推销员,而沟通对象是我的内部客户。

既然是这样,那么一次成功的跨部门会议,会前就需要做更多的准备,即多跟参与方跑动,大胆地提出当前遇到的问题和方案,而会上就是为了强化共识,形成接下来的行动。

三步推销

既然是推销,当然适用销售的方法。在内部跨部门沟通的场景中,总结成为三步,研究对方需求,完成自我赋能,先干为敬。

1 研究对方需求

好的销售从来不是一味地强调自己有什么(产品或方案),而是先研究客户的需求。在公司内部一般普遍性的需求归结为两类:一类是被看见,一类是实现其部门目标。

所谓被看见,就是合作部门一定希望在项目成果汇报时,能够把部门工作价值呈现出来,也就是让上级和大家都能够看得到自己的功劳。实现部门目标毫无疑问,部门需要完成年初或者季度初所制定的目标,因为这跟绩效相关,直接关系
到个人工资这个显性的利益。
做法就是,首先,涉及工作汇报时,真的别忙着说自己多辛苦,而是先把对方的工作价值说出来,把功劳让给对方。其次,要找到其部门的目标,并用表格填下来。填下来很重要,而不是脑子里想一想,这个过程其实花不了几分钟,但是当填出对方的目标后,自己能够更容易站在全局的视角上。从而可以主动帮助对方清除合作中的障碍,也就是能够给出一个合理的解决方案,而不仅仅是单方面要求对方如何如何配合自己。

跨部门合作者需求研究关键问题:
对方部门,对方角色:把其主要的跨部门合作对象都列出来
OKR/KPI的关键指标:
对方关键指标与我有交集的:
我能够给ta的指标帮上忙的地方:
近期上级对ta的要求是什么(因为近期上级的要求会影响指标):
Ta个人的重要目标:
职业外信息:建立全貌的认识

2 完成自我赋能

通过强准备建造自己的心理优势,并团结权威人物,为自己赋能。

所谓强准备,就是在力所能及的范围内对项目进展、问题做深入的研究,最直接的表现就是能够掌握更多信息。例如上级之所以能够做决策,在于他们掌握很多信息,而如果你了解的信息更全面,那么就属于一种在沟通时的心理优势。
跨部门沟通时,你一定有过试图说服过对方的心理。但说服并不是拿着一个方案,摁着头让他接受。而是让他觉得,大家是一伙的。现在提议的这件事,本来就是他想做的,这件事他不仅情绪上同意,理性上也同意,这才叫成功的说服。
在外部资源的获取上,则可以通过团结组织内权威的人物,得到他们的许可,得到他们的支持,无形中在沟通时为你完成赋能。因为,毕竟都需要对规则和权威有所敬畏。

3 先干为敬

先干为敬是非常有效的动作,就是不等着对方说各种解释,先把自己能干的,自己手里的资源,当前的进展和判断都告诉对方。即一定要先为对方提供些价值,哪怕,只是情绪价值,然后再要求对方为你做些什么。这是谈判的策略,当然也是影响力中互惠法则的应用。但时刻不能忘了,这么做并不是为了误导对方,而是为了能够更好地完成既定的项目目标,能够真心地利他,从而实现共赢。

经过前面的认知转变和积极推销,其实也就是跨部门沟通的关键在于前期的频繁沟通,把障碍清除掉,而跨部门协调会的作用就不是再去专门解决问题,而是强化共识。最后,如果会中遇到对方不同意的情况,也要稳住自己,接纳对方的情绪,倾听对方讲完,再次确认对方诉求,最后主动设置反馈点,也就是当完成什么的时候再进行下一步动作。这样就至少把一次跨部门协调会议引导到具体有效的行动上。

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